Digital kompetens för distansarbete

Gigekonomin har i hög grad präglats av tekniska framsteg och för det mesta spelar tekniken en avgörande roll för att underlätta gigarbete.

De viktigaste skälen till att använda den senaste programvaran och tekniken är

  • för att säkerställa att kommunikation, samarbete och produktivitet är möjliga, och
  • för att skydda dina uppgifter och immateriella rättigheter.

Men innan du börjar bygga en IT-stack som kan hantera kortsiktiga projekt på distans är det viktigt att identifiera de specifika behoven och arbetsflödena hos en gig-baserad personalstyrka. Fundera över vilka typer av uppgifter de utför, vilka krav de har på samarbete och vilka verktyg som kan förbättra deras produktivitet

Som kontraktsanställd på distans kommer du sannolikt att behöva skapa olika skriftliga dokument som en del av dina arbetsuppgifter. Det kan handla om att skriva e-postmeddelanden, utforma presentationer eller sammanställa rapporter. För att kunna utföra dessa uppgifter effektivt är det viktigt att du är duktig på att använda ordbehandlingsprogram som Microsoft Word eller Google Docs.

Du måste åtminstone kunna formatera dokument på rätt sätt, infoga bilder och videor efter behov, skapa hyperlänkar till externa källor och använda andra tillgängliga funktioner för att förbättra presentationen och läsbarheten av ditt arbete. Att behärska dessa grundläggande funktioner i en ordbehandlare är avgörande för att kunna producera professionella, välformulerade dokument i en distansarbetsmiljö.

Inlärningsmål

  • Visa kompetens i att använda ordbehandlingsprogram genom att tillämpa stilar, utnyttja mallar, infoga tabeller och bilder samt använda andra verktyg för att skapa dokument och samarbeta..
  • Förklara fördelarna med molnbaserade plattformar för dokumentdelning och lista viktiga funktioner som gemensam redigering, åtkomstbehörigheter, arbetsflöden och integrationer som underlättar teamsamarbete.
  • Identifiera bästa praxis för att hålla och delta i virtuella möten via videokonferensverktyg, inklusive förberedelse av dagordning, teknisk installation, samordning av tidszoner, etikett och aktivt engagemang.
  • Diskutera hur programvara för projektledning hjälper till att organisera arbetsflöden, uppgifter, resurser, tidslinjer och samarbete.
  • Bygg upp en personlig teknikstack genom att bestämma vilka verktyg för kommunikation, samarbete och produktivitet som är nödvändiga och anpassade till distansarbetets behov.

Dokumenthantering

Den kraftiga ökningen av distansarbetare sedan covid-19-pandemin understryker vikten av effektiv dokumenthantering. Ett problem som redan fanns före pandemin har bara intensifierats i och med övergången till distribuerade team. En studie som genomfördes före covid-19 visade att de allra flesta anställda, cirka 93 procent, har svårt att hitta filer på grund av ineffektiva namnkonventioner eller organisatoriska system. För företag med medarbetare som arbetar både på kontoret och i hemmet kan bristen på dokumentkontroll allvarligt hämma samarbetet, produktiviteten och tillgången till information. Utan standardiserade protokoll, versionskontroll och strukturerad digital lagring blir dokument lätt felplacerade, föråldrade kopior sprids och team slösar tid på att leta istället för att arbeta. Även om rörig dokumentation kan gå obemärkt förbi i kontorsmiljöer, förstärker distansmiljön denna ineffektivitet. Genom att införa organiserade namnprotokoll, centraliserad molnlagring och åtkomstbehörigheter kan man se till att dokumenten går att hitta och använda oavsett var medarbetarna befinner sig.

Här är några mer specifika funktioner för ordbehandling som är viktiga att behärska för en distansarbetare som regelbundet skriver och redigerar dokument:

  • Stilar – Bli skicklig på att använda rubrikformat, brödtextformat och annan snabbformatering för att ge dokument konsekvent struktur och utseende.
  • Mallar – Lär dig att använda färdiga mallar i Word och Docs för att snabbt skapa vanliga dokumenttyper som brev, memo, rapporter etc.
  • Tabeller – Kunna infoga, formatera och modifiera tabeller för att presentera data och listor på ett tydligt och organiserat sätt.
  • Referenser – Använd funktioner som fotnoter, slutnoter, bildtexter och generering av bibliografi för att korrekt ange källor och referenser i dokument.
  • Spåra ändringar – Använd funktioner för att spåra ändringar/versionshistorik för att effektivt samarbeta om dokument med andra kollegor på distans.
  • Navigering – Förstå hur man snabbt navigerar i långa dokument med hjälp av rubriker, sidnummer, innehållsförteckningar och sökfunktioner.
  • Dela – Kunna dela/exportera dokument korrekt i lämpliga format och optimera dem för utskrift.
  • Tillgänglighet – Kontrollera dokument med avseende på tillgänglighetsproblem och använd verktyg för att förbättra läsbarheten för personer med funktionshinder.
  • Säkerhet – Använd lösenordsskydd och andra säkerhetsverktyg för att dela känsliga dokument på ett säkert sätt.

Samarbete vid distansarbete

För det mesta kräver distansarbete lite mer än att du är villig att arbeta utanför en fysisk arbetsplats – du måste kunna översätta vissa grundläggande kunskaper från kontoret till den virtuella världen. Det innebär att det finns vissa tekniska färdigheter som du måste ha och visa upp i ditt CV för att kvalificera dig för distansmöjligheter.

Gig-arbetare behöver ofta samarbeta med team på distans. Arbetsytor med delade dokument leder till organiserat och transparent innehållsskapande med centraliserad åtkomst och samarbetsfunktioner för ökad produktivitet. Molnbaserade plattformar för dokumentdelning som Google Docs, Microsoft Office 365 och Box möjliggör sömlöst innehållssamarbete i fjärrteam.

Bland de viktigaste funktionerna finns:

  • Samredigering i realtid – Flera personer kan redigera ett dokument, kalkylblad eller en presentation samtidigt från vilken plats som helst. plattformar spårar bidrag från författare. Detta underlättar snabbt skapande av innehåll i samarbete mellan team.
  • Behörighetshantering – Filer och mappar kan exakt delas med individer eller team med anpassningsbara behörighetsnivåer – visa, kommentera, redigera etc. Behörigheter kan ändras när som helst. På så sätt bibehålls integritet och kontroll.
  • Arbetsflöden – Uppgifter som granskning, godkännande och publicering kan automatiseras genom arbetsflöden för att effektivt flytta innehåll genom skapande pipelines. Avgörande för strukturerade innehållsprocesser.
  • Integrationer – inbyggda integrationer med kommunikations-, e-post- och kalenderverktyg ger centraliserat innehåll som alltid är tillgängligt. Smidiga överlämningar mellan verktyg.

Videokonferenser för kommunikation

Videokonferenser har blivit en viktig teknik för samarbete och kommunikation i team som arbetar på distans. Plattformar som Zoom, Microsoft Teams och Google Meet tillhandahåller robusta verktyg för att genomföra virtuella möten, webbseminarier, konferenssamtal och mer. Denna enhet ger en översikt över populära videokonferenslösningar och deras viktigaste funktioner.

Zoom är en populär och lättanvänd plattform för videomöten. Dess flexibla planer stöder möten från små huddles till stora företagsevenemang. Viktiga funktioner inkluderar skalbar möteskapacitet, skärmdelning, inspelning, breakout-rum och säker kryptering. Zoom erbjuder integration mellan enheter och plattformar för konsekvent åtkomst.

Microsoft Teams är en plattform för enhetlig kommunikation och samarbete som inkluderar videokonferenser i sin verktygssvit. Användbara funktioner inkluderar kalenderintegration, fildelning, chatt och kanaler samt virtuella grupprum. Teams erbjuder säkerhet i företagsklass och skalar från små grupper upp till större communities.

Google Meet erbjuder en pålitlig videomötesupplevelse direkt i produktivitetssviten Google Workspace. Bland de viktigaste funktionerna finns enkel schemaläggning, skärmdelning, realtidstexter, närvarostyrning och kompatibilitet mellan olika enheter. Integrering med andra Workspace-appar möjliggör sömlös innehållsdelning och samarbete före, under och efter mötet.

Att förstå utbudet av videokonferenslösningar och deras relativa styrkor och begränsningar är avgörande för att kunna välja den bästa plattformen baserat på teamets storlek, arbetssätt, säkerhetsbehov och krav på samarbete. Med rätt verktyg kan videomöten spegla personligt engagemang och möjliggöra effektivt distansarbete.

Bästa praxis för att anordna och delta i virtuella möten

För mötesvärdar:

  • Skicka en tydlig dagordning och allt relevant innehåll före mötet så att deltagarna kan förbereda sig – Oavsett om mötena är virtuella eller personliga bör de alltid ha en dagordning. Utan en sådan är det lätt hänt att mötet spårar ur. Dagordningar är också ett bra sätt att förhindra att virtuella möten drar ut på tiden – du kan fråga deltagarna i förväg om de har några punkter på dagordningen.
  • Se till att all teknik och AV-utrustning är installerad och testad innan mötet börjar – Tekniska problem är det vanligaste avbrottet i virtuella möten. Om du använder ny utrustning, testa den innan mötet. Om du använder en ny plattform för första gången, se till att du åtminstone lär dig att använda de grundläggande funktionerna.
  • Koordinera mellan tidszoner – Det största hindret för effektivt samarbete på distans är effektiv koordinering mellan tidszoner. Du bör visa respekt för andras tidszoner. Boka till exempel inte in ett möte kl. 10.00 CET om du har kollegor i New York. De skulle behöva vakna kl. 04.00 för att hinna till det mötet!
  • Starta mötena i tid och inled med en snabb översikt över dagordningen -Facilitera introduktioner om det finns nya deltagare Beskriv förväntningar och riktlinjer för deltagande (tyst/tyst, chatta, räcka upp handen etc).
  • Håll deltagarna engagerade – Engagemang är hörnstenen i ett framgångsrikt online-möte. De sämsta mötena är de där en person pratar under en lång tid och alla andra tappar fokus. Interaktion mellan deltagarna är det bästa sättet att öka engagemanget. Använd skärmdelning för att visa relevanta dokument eller presentationer samt grupprum och samarbetstavlor för brainstorming.
  • Gör det inte längre än det behöver vara – Kortare varaktighet håller människor engagerade och fokuserade på målet. Fundera alltid på hur lång tid du behöver innan du organiserar. För längre virtuella sessioner, ta pauser var 45:e minut.
  • Sammanfatta åtgärdspunkter och nästa steg i slutet – Du kan också dela mötesprotokoll eller inspelningar i efterhand. De flesta mötesapplikationer erbjuder nu sammanfattningar och inspelningar som hjälper alla att hålla sig uppdaterade.

För deltagare:

  • Läs igenom förhandsläsningar och mötesagendan före sessionen och logga in 5-10 minuter i förväg för att testa din tekniska installation och komma i ordning.
  • Stäng av mikrofonen när du inte talar för att minimera bakgrundsljud.
  • Klä dig lämpligt och placera kameran i ögonhöjd och justera belysningen så att du syns.
  • Engagera dig aktivt genom chatt, reaktioner och genom att göra dig hörd.
  • Begränsa distraktioner genom att stänga onödiga fönster och ge full uppmärksamhet.
  • Undvik multitasking som är mer uppenbart i kameran.
  • Använd hörlurar om möjligt för bättre ljudkvalitet.

Vid personliga möten gäller många uttalade och outtalade regler för mänsklig interaktion. Virtuella möten bör inte vara annorlunda. Du kommer fortfarande att behöva förbereda dig, klä dig professionellt och se till att alla är engagerade genom öppen kommunikation.

Programvara för projektledning

Programvara för projektledning används för att planera, organisera och fördela resurser för att hantera projekt. Det hjälper teamen att samarbeta och hålla koll på projektets framsteg samtidigt som det tydligt definierar uppgifter och ansvarsområden. Projektledarna kan kontrollera kostnader och tidsåtgång och samarbetet mellan intressenterna fungerar smidigt.

Strategisk användning av projekthanteringsverktyg är avgörande för att uppnå effektivitet och framgång. Giggers kan förbättra sin produktivitet med hjälp av populära projekthanteringsverktyg som Asana, Trello och YouTrack.

Viktiga funktioner i verktyg för projektledning:

  • Skapa arbetsflöden för att effektivisera processer och automatisera rutiner
  • Hantera uppgifter, att-göra-listor och kalendrar för att underlätta effektiviteten
  • Gemensam tilldelning av uppgifter, uppföljning av framsteg, statusuppdateringar
  • Integrationer med andra verktyg för att centralisera information
Asana
  • Intuitiva uppgiftstavlor: Visualisering av arbetsuppgifter för effektiv organisering och prioritering.
  • Tidslinjevy: Dynamisk tidslinje för exakt projektspårning.
  • Anpassningsbara arbetsflöden: Skräddarsy arbetsflöden för att tillgodose olika projektledningsmetoder.
Trello
  • Kanban-tavlor: Effektivisering av arbetsuppgifter med hjälp av flyttbara kort på anpassningsbara tavlor.
  • Kraftfulla funktioner: Förbättrad funktionalitet genom integrationer för ökad anpassning.
  • Checklistor för samarbete: Säkerställ att uppgifterna slutförs med hjälp av checklistor i kort.
YouTrack
  • Agila tavlor: Visualisera och hantera uppgifter med agila tavlor, så att team kan organisera arbetet med Scrum, Kanban eller en anpassad agil metod.
  • Anpassningsbara arbetsflöden: Skräddarsy arbetsflöden för att matcha de unika processerna och kraven i ditt team, vilket säkerställer sömlös projektutveckling.
  • Spårning av problem: Robusta funktioner för problemspårning som gör det möjligt för team att logga, prioritera och lösa problem på ett effektivt sätt.
SmartSheet
  • Rutnätsvy: Organisera uppgifter och projekt i ett kalkylbladsliknande rutnät med ett välbekant och intuitivt gränssnitt.
  • Gantt-diagram: Använd Gantt-diagram för att skapa visuella tidslinjer, spåra projektförlopp och hantera beroenden på ett effektivt sätt.
  • Automatiseringar: Förbättra funktionaliteten och automatisera rutinuppgifter genom att skapa regler och arbetsflöden, vilket ökar den övergripande projekteffektiviteten.
Click Up
  • Flexibel projektspårning – Jira erbjuder en mängd olika funktioner för projektspårning som kan anpassas för att passa olika arbetsflöden i teamet.
  • ClickUp gör det möjligt för team att hantera projekt och uppgifter med hjälp av listor, tavlor, kalendrar och Gantt-diagram.
  • Robust support och tillägg – Click Up är ett av de mest populära projekthanteringsverktygen och har ett stort ekosystem av support, tillägg och utökningar.

Robust support och tillägg – Click Up är ett av de mest populära projekthanteringsverktygen och har ett stort ekosystem av support, tillägg och utökningar.

God kommunikationsetikett skapar förtroende och tillförlitlighet mellan medarbetare som befinner sig långt ifrån varandra. Genomtänkt skriftlig kommunikation via e-post eller meddelanden kompenserar för de rikare kontextuella signalerna i personliga utbyten.

De 12 bästa reglerna för e-postetikett:

  1. Använd en direkt ämnesrad – Ämnesraden bör tydligt ange ämnet för e-postmeddelandet så att mottagaren vet vad det handlar om.
  2. Använd en professionell e-postadress – Undvik att använda smeknamn eller oprofessionella namn som partygirl@ som e-postadress till jobbet.
  3. Använd knappen Svara alla sparsamt – inkludera bara personer som behöver få svaret för att undvika överfulla inkorgar.
  4. Lägg till en professionell e-postsignatur – inkludera dina kontaktuppgifter och företagets varumärke.
  5. Använd professionella hälsningsfraser – Håll dig till ”Hej [namn]” eller ”Kära [namn]” snarare än informella hälsningsfraser.
  6. Var försiktig när du använder humor – tonfallet kan försvinna i e-postmeddelanden så humor kanske inte kommer fram så bra.
  7. Svara på alla dina e-postmeddelanden – svara snabbt, även om det bara är för att säga att du har fått det och kommer att följa upp det. to all your emails.
  8. Korrekturläs alltid innan du trycker på skicka – kontrollera om det finns stavfel, fel eller otydligt språk. Skrivfel eller slarvig stenografi kan ge intryck av brist på finess eller professionalism. Använd fullständiga meningar och en professionell ton. Använd stavningskontroll.
  9. Lägg till e-postadressen sist – Lägg till mottagarens adress i det sista steget efter att du har skrivit utkastet så att du inte av misstag skickar meddelandet innan du har skrivit klart.
  10. Håll dina typsnitt enkla och klassiska – Håll dig till lättlästa typsnitt och undvik ovanliga färger.
  11. Beakta kulturella skillnader – Var medveten om olika kommunikationsnormer i andra kulturer.
  12. Tänk på din ton – undvik att framstå som aggressiv eller informell. Var artig och hjärtlig.

Let’s look at some best practices for remote communication:

  • Var tydlig och kortfattad – formulera dina e-postmeddelanden och andra meddelanden tydligt och kortfattat för att undvika missförstånd. Ange ditt syfte och dina viktigaste punkter direkt. Använd formatering för att lyfta fram viktiga detaljer. Korrekturläs innan du skickar.
  • Svara snabbt – Eftersom icke-verbala signaler saknas på avstånd är det viktigt att svara snabbt. Svara på förfrågningar inom 24 timmar när det är möjligt. Om svaret dröjer, skicka en snabb bekräftelse.
  • Anpassa din stil – Ta efter de stilistiska konventioner som ditt team använder. Formella företag har andra standarder än nystartade företag. Om du är osäker, välj en mer formell ton i ditt skrivande.
  • Berätta om din tillgänglighet – Berätta om dina huvudsakliga arbetstider och offline-tider så att folk vet när de kan förvänta sig svar från dig. Ange om du har bandbredd för snabba frågor under din fritid.
  • Meddela om meddelanden är brådskande – Om en förfrågan kräver omedelbar uppmärksamhet kan du markera e-postmeddelanden som högprioriterade så att kollegorna kan svara direkt.

Scenario

Briefing om webbplatsen för innehållsförfattare

Sarah, en innehållsförfattare, träffar Mark, hennes kund, för att diskutera innehållet för Marks kommande e-handelswebbplats. Mark ska lansera en plattform för handgjorda smycken och vill att webbplatsens innehåll ska betona det unika och kvalitativa i deras produkter. Han förmedlar vikten av en varm, vänlig och informativ ton som återspeglar varumärkets uppdrag, som kretsar kring att hylla individualitet och hantverk.

Mark beskriver vilka typer av innehåll han behöver för webbplatsen, inklusive produktbeskrivningar som lyfter fram de material som används och historierna bakom varje smycke, en blogg för att dela med sig av hantverkarnas berättelser, tips om smyckeskötsel och de senaste trenderna, samt en om-sida som berättar om varumärkets resa. Målgruppen för detta smyckesvarumärke är främst kvinnor i åldern 25-45 år, som uppskattar hantverksskicklighet, söker unika, tidlösa smycken och värdesätter äkthet.

Sarah diskuterar sin förmåga att hantera sökordsforskning och SEO-krav för webbplatsens innehåll, med tanke på Marks begränsade forskning inom detta område. De tar också upp vikten av en överenskommen tidslinje och antalet revideringsrundor för att säkerställa att innehållet överensstämmer med varumärkets vision och mål.

Mark uttrycker sin iver att arbeta med Sarah och litar på hennes expertis för att skapa innehåll som resonerar med varumärkets målgrupp och uppdrag. Mötet avslutas med att Sarah lovar att ta fram ett förslag som beskriver projektets omfattning, tidslinje och prissättning, vilket är startskottet för den kreativa process som väntar.

Rollspel

Karaktärer
Sarah: Innehållsförfattare
Mark: Kund

Scene: A cosy cafe, where Sarah and Mark have met to discuss the content for Mark’s new website.

Sarah: (smuttar på sitt kaffe) Tack för att du ville träffa mig, Mark. Jag ser fram emot att hjälpa dig med innehållet på din webbplats. Kan du berätta mer om ditt projekt och vad du letar efter?

Mark: (ler) Självklart, Sarah. Jag lanserar en ny e-handelsplattform för handgjorda smycken, och jag vill att webbplatsen ska återspegla våra produkters unika karaktär och kvalitet. Det är viktigt att innehållet sticker ut.

Sarah: (nickar) Det låter som ett fantastiskt projekt! Kan du ge mig lite mer information? Vad är ditt varumärkes uppdrag, vision och värderingar? Har du någon särskild ton eller stil i åtanke för innehållet?

Mark: Vårt varumärke handlar om att hylla individualitet och hantverkskunnande. Vi vill förmedla en känsla av äkthet och unikhet. Tonen ska vara varm, vänlig och informativ. Vi strävar efter att utbilda våra kunder om konstnärskapet bakom varje föremål.

Sarah: Det är en bra utgångspunkt. Vilken typ av innehåll letar du efter? Behöver du produktbeskrivningar, en blogg, en om-sida eller något annat?

Mark: Vi behöver allt. Produktbeskrivningar som lyfter fram de material som används och historien bakom varje smycke. En blogg där vi delar med oss av våra hantverkares berättelser, tips om smyckeskötsel och de senaste trenderna. Och en om-sida som berättar om vårt varumärkes resa.

Sarah: (skriver ner anteckningar) Perfekt. Låt oss diskutera målgruppen. Vilka är dina idealkunder och vilka problem eller behov löser ditt smycke?

Mark: Vår målgrupp är främst kvinnor i åldern 25-45 år som uppskattar hantverksskicklighet och unika, tidlösa smycken. De värdesätter äkthet och söker meningsfulla smycken som passar olika tillfällen.

Sarah: Utmärkt. Har du gjort någon sökordsforskning eller SEO-krav för din webbplats, eller vill du att jag ska hantera den aspekten också?

Mark: Jag har inte gjort mycket forskning på den fronten. Jag skulle uppskatta din expertis när det gäller att införliva SEO-vänligt innehåll för att förbättra vår synlighet i sökmotorerna.

Sarah: Inga problem. Slutligen, har du några specifika deadlines i åtanke för innehållet, och hur skulle du vilja hantera revideringar?

Mark: Vi siktar på att lansera webbplatsen om tre månader, så vi behöver ha innehållet klart i god tid. När det gäller revideringar, låt oss diskutera ett rimligt antal rundor för att säkerställa att vi får det perfekta innehållet.

Sarah: (ler) Tack för att du delar med dig av alla dessa detaljer, Mark. Jag ser fram emot att arbeta med det här projektet tillsammans med dig. Jag ska ta fram ett förslag som beskriver omfattning, tidslinje och prissättning, så kan vi ta det därifrån.

Mark: Jag uppskattar din hjälp, Sarah. Jag ser fram emot att se ditt förslag och arbeta tillsammans för att ge liv åt vårt varumärkes historia.

(De avslutar sitt möte och ser båda fram emot den kreativa process som väntar).

Bedömning

  1. Varför är det viktigt att använda den senaste programvaran och tekniken för distansarbete?
  2. Vad är en viktig färdighet för en kontraktsanställd på distans när det gäller att skapa skriftliga dokument?:
  3. Vad är en viktig förmåga att skapa dokument för distansarbetare som nämns i kapitlet??
  4. Vad är en viktig egenskap hos molnbaserade plattformar för dokumentdelning för samarbete på distans?
  5. Mötena ska ha en tydlig dagordning och hållas så korta som möjligt.
  6. Syftet med programvara för projektledning vid distansarbete är att hela tiden ha kontroll över kostnaderna.
  7. Vilket verktyg nämns INTE i listan över de bästa projekthanteringsverktygen?
  8. Vad betonas i avsnittet om vett och etikett i e-post för fjärrkommunikation?
  9. Varför är det viktigt med tydlig och koncis kommunikation vid distansarbete?
  10. Vilka är de viktigaste rekommendationerna för effektiv kommunikation?