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Il ciclo di vita di un progetto è generalmente suddiviso in cinque fasi fondamentali, come definito dal Project Management Institute (PMI) e ampiamente adottato nel Project Management. Per ciascuna fase il team di progetto deve produrre alcuni documenti essenziali per la buona gestione del consorzio.
Riportiamo qui di seguito le 5 fasi adattate per un progetto Europeo, ovvero un progetto che prevede un finanziamento proveniente in modo diretto o indiretto dalla Commissione Europea e che richiede un consorzio di 2 o più enti provenienti da diversi paesi.
Per saperne di più sui bandi, consultate la nostra mini-guida e per capire meglio come si prepara un progetto Europeo consultate il nostro ABC dell’Europrogettazione. Siamo a diposizione per offrire maggiori informazioni – contattaci qui.
Avvio di un progetto europeo.
Questa fase inizia quando il progetto è approvato e il coordinatore è informato dell’esito positivo. I principali documento di riferimento per l’avvio del progetto sono:
- L’applicazione contiene lo scopo del progetto, la lista dei partner e le loro responsabilità, il piano delle attività e le scadenza. È stata preparata mesi prima dell’avvio del progetto. Le attività tra i partner si basano su quanto è stato previsto nell’applicazione. Questo documento è condiviso con i partner al momento dell’avvio.
- Il Grant agreement è il contratto formale tra l’applicante e l’ente finanziatore. Il documento presenta le regole per la gestione del budget e i doveri dell’applicante.
- Il budget approvato – in fase di negoziazione con l’ente finanziatore il budget potrebbe essere modificato. Quello ufficiale è allegato alla lettera di approvazione del progetto.
- Partner Agreement – Sulla base del Grant agreement, l’applicante prepara il PA per ciascun partner. Il PA comprende la lista dei compiti e responsabilità specifiche del partner, il dettaglio del budget, regole per il reporting e erogazione della sovvenzione.
La Pianificazione
Prima attività formale dei partner. Prevede la creazione di diversi documenti per la gestione organizzata e puntuale delle attività di progetto. Ad esempio:
- Piano di Gestione del Progetto (Project Management Plan) è il documento principale che integra e consolida tutti i piani sussidiari (comunicazione, rischi, risorse, ecc.). È la guida completa per l’esecuzione.
- Cronogramma / Diagramma di Gantt, la rappresentazione visiva e logica delle attività, delle loro dipendenze, le milestone (pietre miliari), compresa la pianificazione delle attività e scadenze
- Struttura di Ripartizione del Lavoro (WBS – Work Breakdown Structure) che presenta la scomposizione gerarchica dei deliverables del progetto in componenti più piccoli e gestibili (Work Packages).
- Piano di comunicazione per rendere il progetto e i suoi risultati visibili tra i partner e i loro portatori di interesse.
L’implementazione delle attività
In questa fase, il lavoro effettivo viene svolto per creare i risultati (deliverables) del progetto. Organizzazione di riunioni tra i partner, formazione per i membri dello staff, ricerche e
Il coordinatore ha il compito di gestire il lavoro dei partner usando il Piano di Gestione del Progetto, secondo la Ripartizione del Lavoro, rispettando il Cronogramma.
Puoi visualizzare l’implementazione dei nostri progetti qui
Monitoraggio e Controllo
Questa fase si svolge in parallelo all’implementazione delle attività e ha lo scopo di garantire che il progetto rimanga nei tempi, nel budget e in linea con lo scopo comune, monitorando la performance dei partner e la loro capacità di comunicare e collaborare.
Tra le attività di questa fase si ricordano la misurazione delle performance rispetto al piano (KPI), la gestione dei rischi e risoluzione dei problemi, il monitoraggio e controllo e la valutazione dei risultati.
I documenti chiave
- Il piano di monitoraggio e controllo definisce il modo in cui il Project Manager e il team tracceranno l’andamento del progetto, misureranno le performance e gestiranno eventuali scostamenti (variazioni) rispetto al piano di base approvato (la baseline di ambito, tempi e costi).
- Piano di Assicurazione e gestione della Qualità, si concentra sulla prevenzione e sulla garanzia che i processi utilizzati per la costruzione dei deliverables siano efficienti ed efficaci, in modo da evitare difetti nel prodotto finale.
- Registro dei Rischi, un elenco dei rischi potenziali (minacce e opportunità), la loro probabilità di accadimento, l’impatto potenziale e le risposte pianificate (mitigazione, accettazione, trasferimento, ecc.).
- Il Piano di Valutazione (spesso in combinazione con il Monitoraggio, formando il M&E Plan) è un documento strategico che definisce come l’intero intervento (progetto, programma, politica) sarà analizzato, non solo in termini di rispetto di costi e tempi, ma soprattutto in termini di efficacia, impatto e sostenibilità dei risultati raggiunti.
- Report di avanzamento è un documento preparato dal coordinatore per fornire aggiornamenti periodici (settimanali/mensili) sullo stato del progetto, inclusi i progressi, i risultati raggiunti e il confronto con la baseline (tempi, costi, ambito). È condiviso con i membri del consorzio e con l’ente finanziatore. Tempistiche, contenuti e livello di dettaglio del report cambiano in base alla durata del progetto e dalla sua complessità.
Chiusura del progetto.
L’ultima fase del progetto è la chiusura, ovvero un momento di verifica per assicurarsi che tutte le attività siano state concluse nei tempi stabiliti e che, soprattutto, abbiano prodotto i risultati espressi dall’applicazione.
Tra le attività da svolgere ricordiamo la consegna formale del prodotto/servizio/risultato all’ente finanziatore, preparazione di report e condivisione risultati con gli stakeholder, archiviazione della documentazione di progetto.
Il documento più importante in questa fase è il Report Finale di Progetto, ovvero il documento obbligatorio richiesto dall’ente finanziatore che riassume i risultati finali, se gli obiettivi sono stati raggiunti e le performance del progetto rispetto all’applicazione.
Un altro documento importate da produrre è il piano di sostenibilità, ovvero un piano per rendere i risultati di progetti sostenibili nel lungo periodo.
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