Giggers corso ITA 3: capitolo 3

AUTOGESTIONE

Lavorare in modo indipendente nella GIG Economy richiede forti capacità di autogestione e capacità di comunicazione assertiva. Questa unità fornisce tecniche pratiche per una migliore gestione del tempo, dell’energia e della concentrazione mentale in modo da poter avere successo nella GIG Economy o come free-lance.

Con l’assertività, imparerai a esprimere il tuo valore in modo chiaro ed efficace (tenendo sotto controllo le tue emozioni). L’autogestione è la capacità di gestire efficacemente pensieri, sentimenti e azioni. Questo set di competenze ti consente di trasmettere chiaramente il tuo valore, stabilire limiti e negoziare accordi vantaggiosi per tutti, evitando conflitti.

Nel modulo, esploreremo alcune tecniche per organizzare il lavoro per obiettivi, a partire dalla definizione degli obiettivi, dalla definizione delle priorità, dalla pianificazione, dagli strumenti organizzativi e dal mantenimento dell’equilibrio tra lavoro e vita privata. Imparerai le tecniche per mantenerti motivato, per gestire al meglio il tuo carico di lavoro ed evitare l’affaticamento.

La motivazione e l’autodisciplina di GIGGER

• Stabilisci obiettivi raggiungibili: Stabilire obiettivi specifici e raggiungibili per te stesso può darti un senso di direzione e realizzazione. È importante suddividere gli obiettivi più grandi in obiettivi più piccoli per renderli più gestibili.
• Rimani organizzato: Mantenere uno spazio di lavoro e un programma organizzati aiuta a rimanere concentrati e motivati. Usa strumenti come elenchi di cose da fare e software di gestione dei progetti per mantenere in ordine le tue attività.
• Circondati di positività: circondati di persone, messaggi e influenze positive. Questo può aiutarti a mantenere un atteggiamento positivo e rimanere motivato.
• Premiati: Impostare un sistema di ricompense per il raggiungimento degli obiettivi e il completamento delle attività può aiutarti a mantenerti motivato. Le ricompense possono variare da semplici prelibatezze come uno spuntino o un caffè preferiti a ricompense più grandi come una vacanza nel fine settimana.
• Crea un programma e rispettalo: crea un programma di lavoro per te stesso e assicurati di rispettarlo il più possibile. Questo ti aiuterà a dare priorità al tuo lavoro ed evitare di procrastinare.
• Ritenersi responsabili: Assumersi la responsabilità del proprio lavoro e assumersi la responsabilità delle proprie azioni. Se non riesci a raggiungere i tuoi obiettivi, analizza cosa è andato storto e apporta le modifiche necessarie.
• Cerca la motivazione e l’ispirazione: circondati di risorse motivazionali e ispiratrici come libri, podcast o blog e attingi all’energia dei GIGGER di successo.
• Impara a dire di no: puoi essere tentato di assumerti troppo lavoro e sovraccaricarti. Impara a dire di no alle richieste che potrebbero ostacolare la tua produttività o che non sono in linea con i tuoi valori e obiettivi.

Introduzione dell’autogestione

L’autogestione è la pratica di saper gestire le proprie azioni, decisioni e comportamenti, e soprattutto di assumersi la responsabilità dei risultati delle proprie azioni, decisioni e comportamenti. 

Assumersi la responsabilità. Si tratta di saper fissare obiettivi, dare priorità alle attività da svolgere e saper organizzare il tempo per raggiungere i risultati prefissati. L’autogestione implica anche il monitoraggio dei progressi, l’adattamento quando necessario e il rimanere concentrati e motivati per completare le attività e superare gli ostacoli.

Un’autogestione di successo richiede disciplina, consapevolezza di sé e una pianificazione efficace. Essendo proattivi, saremo in grado di massimizzare la nostra produttività e ridurre al minimo lo stress o almeno sapere come gestirlo per non soccombere alle difficoltà. Ci permette di fare scelte informate e di prendere il controllo della nostra giornata e del nostro tempo.

L’autogestione è fondamentale in ambito professionale. I datori di lavoro apprezzano le persone che sono in grado di lavorare in modo indipendente, rispettare le scadenze e gestire le proprie responsabilità e si dimostrano affidabili e produttive.

In questo mondo frenetico ed esigente, l’autogestione diventa ancora più importante. Con la moltitudine di distrazioni ed elementi che richiedono la nostra attenzione, la capacità di gestirci in modo efficace è la chiave per raggiungere il successo personale e professionale.

Quindi, che tu sia un professionista o un individuo in cerca di crescita personale, padroneggiare l’arte dell’autogestione può migliorare significativamente la tua efficienza, il tuo benessere e il tuo successo complessivi.

Consapevolezza di sé e autoefficacia

L’autoefficacia e la consapevolezza di sé sono 2 elementi associati alla tua identità di lavoratore autonomo e importanti per comprendere le tue capacità e misurare i tuoi limiti e le tue carenze. Una maggiore conoscenza dell’autoefficacia e della consapevolezza di sé può consentirti di essere più efficace e creare servizi di migliore qualità per i tuoi clienti. 

L’autoconsapevolezza è la capacità di vedere se stessi in modo chiaro e oggettivo attraverso la riflessione e l’introspezione.

Anche se potrebbe non essere possibile raggiungere la totale obiettività su se stessi, è necessario essere consapevoli di ciò di cui si è capaci, al fine di fornire i propri servizi professionali. Puoi utilizzare diversi strumenti e metodi per valutare le tue competenze, alcuni sono elencati nel piano di carriera, altri lungo il corso e molti altri sono disponibili gratuitamente. 

Il nostro livello di autoconsapevolezza interagisce con la probabilità di successo nel riallineare noi stessi e i nostri standard nel come pensiamo il risultato. Quando siamo consapevoli di noi stessi e crediamo che ci sia un’alta possibilità di successo, siamo generalmente pronti ad attribuire quel successo o fallimento ai nostri sforzi. Al contrario, quando siamo consapevoli di noi stessi ma crediamo che ci sia una bassa possibilità di successo, tendiamo a pensare che il risultato sia più influenzato da fattori esterni che dai nostri sforzi (Silvia & Duval, 2001). Naturalmente, a volte, il nostro successo nel riallinearsi ai nostri standard è guidato in parte da fattori esterni, ma abbiamo sempre un ruolo da svolgere nei nostri successi e fallimenti.

È interessante notare che abbiamo anche un certo controllo sui nostri standard, in modo tale che possiamo alterare i nostri standard se scopriamo che non siamo all’altezza di essi (Dana, Lalwani e Duval, 1997).

Questo ci porta al concetto di autoefficacia. L’autoefficacia colpisce ogni area dell’impresa umana. L’autoefficacia influenza fortemente sia il potere che una persona ha effettivamente di affrontare le sfide con  competenza, sia le scelte che è più probabile che una persona faccia. 

Una fonte di autoefficacia si trova rafforzando la convinzione di avere la capacità di avere successo. Coloro che sono positivamente persuasi di avere la capacità di portare a termine un determinato compito mostrano uno sforzo maggiore e più sostenuto per portare a termine un compito. Riduce anche l’effetto dell’insicurezza in una persona. Il sostegno e l’incoraggiamento mettono la persona in una situazione in cui è più spesso probabile che il successo venga raggiunto. Trovarsi in una situazione premature, senza alcuna speranza di successo, può minare l’autoefficacia.

Lo stato emotivo e fisiologico di una persona può anche influenzare la convinzione di un individuo sulla propria capacità nell’affrontare una determinata situazione. Quando giudicano le proprie capacità, le persone spesso assorbono informazioni dal proprio corpo, il modo in cui una persona interpreta tali informazioni influisce sull’autoefficacia. 

Un’elevata autoefficacia può influenzare la motivazione, sia in modo positivo che negativo. In generale, le persone con un’alta autoefficacia hanno maggiori probabilità di fare sforzi per completare un compito e di persistere più a lungo in tali sforzi, rispetto a quelle con bassa autoefficacia. Più forti sono le convinzioni di autoefficacia o padronanza, più attivi sono gli sforzi. Nel complesso, l’autoefficacia è positivamente e fortemente correlata alle prestazioni lavorative in compiti semplici. Per i compiti più complessi, le relazioni tra autoefficacia e prestazioni lavorative sono più deboli rispetto ai compiti più facili. Negli ambienti di lavoro reali, caratterizzati da vincoli di prestazione, richieste ambigue, feedback sulle prestazioni carenti e altri fattori di complicazione, la relazione appare più debole rispetto alle impostazioni di laboratorio controllate. Per questo motive è importante essere motivati e consapevoli di ciò che si fa, ma occorre pianificare e assicurarsi di poter rimanere concentrati durante tutto il lavoro.

Definizione di obiettivi, priorità e standard

Stabilire obiettivi e priorità realistici è essenziale per un’autogestione efficace.  Ciò comporta la definizione di obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART). Gli obiettivi realistici sono quelli che rientrano nelle tue capacità e risorse. Dovrebbero considerare i tuoi punti di forza, le tue debolezze e le opportunità disponibili. Fissando obiettivi realistici, puoi concentrare i tuoi sforzi e monitorare i tuoi progressi in modo efficace.

Ad esempio, se vuoi migliorare le tue capacità di gestione del tempo, stabilire un obiettivo realistico potrebbe essere quello di completare tutte le attività della tua lista di cose da fare entro la fine di ogni giorno per il mese successivo.

Cosa sono gli obiettivi SMART e come definirli

Gli obiettivi SMART sono pietre miliari per il lavoro, la vita professionale o un’attività da svolgere. Impostare obiettivi SMART ti permette di tenere sotto controllo il tuo lavoro, senza perdere l’obiettivo finale delle tue azioni.

SMART è un acronimo che sta per:

• Specifico
• Misurabile
• Ottenibile
• Realistico
• Limitato nel tempo

Il criterio SMART afferma che obiettivi strategici chiari e raggiungibili sono il modo più efficace per costruire milestone e metriche concrete. Invece di impostare un obiettivo generico come “aumentare la mia produttività”, potresti considerare un obiettivo più in stile SMART sarebbe “tradurre 10 pagine per ogni ora di lavoro” – il giorno dopo, potrebbe essere “tradurre 12 pagine in un’ora” e così via…

Questo metodo di definizione degli obiettivi è stato sviluppato per garantire che gli obiettivi siano chiari, ben definiti e orientati all’azione.

Gli obiettivi SMART sono le singole fasi di una strategia più ampia e rappresentano azioni più piccole e facili da gestire. Ma soprattutto sono controllabili e ti permettono di misurare i progressi, permettendoti di sapere dove sei e come stai andando. Non si tratta semplicemente di raggiungere l’obiettivo, ma di quali sono i passi per raggiungerlo. Ogni componente degli obiettivi SMART ha un ruolo specifico nel garantire che l’obiettivo sia efficace e raggiungibile.

La differenza tra un obiettivo SMART e un obiettivo generico

La differenza tra un obiettivo SMART e un obiettivo generico è che gli obiettivi SMART sono specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo, mentre gli obiettivi generici sono vaghi e non hanno una struttura definita. 

Ad esempio, un obiettivo generico potrebbe essere “migliorare la mia salute”, mentre un obiettivo SMART potrebbe essere “perdere 5 chili entro la fine del mese esercitandosi 3 volte a settimana e seguendo una dieta equilibrata”. 

Gli obiettivi SMART sono più efficaci perché ti danno una direzione chiara e ti aiutano a concentrarti su azioni specifiche che ti porteranno al successo. Inoltre, gli obiettivi SMART sono misurabili, il che significa che puoi monitorare i tuoi progressi e apportare eventuali modifiche se necessario.

Come scrivere un obiettivo SMART

Scrivere un obiettivo SMART richiede un processo strutturato. Ecco una guida passo passo per scrivere un obiettivo SMART:

• Specifico: definisci chiaramente ciò che vuoi ottenere. Ad esempio, invece di dire “migliorare la mia carriera”, potresti dire “ottenere una promozione al lavoro entro la fine dell’anno”.
• Misurabile: imposta le metriche per misurare i tuoi progressi. Ad esempio, potresti dire “aumenta le vendite del 10% su base annua”.
• Raggiungibile: assicurati che il tuo obiettivo sia realistico e raggiungibile. Considera le tue risorse, il tempo e gli sforzi necessari per raggiungere l’obiettivo.
• Rilevante: assicurati che il tuo obiettivo sia in linea con i tuoi valori, interessi e obiettivi a lungo termine. Chiediti se l’obiettivo è importante per te e se ti avvicinerà alla vita che desideri.
• Limitato nel tempo: imposta una scadenza per il tuo obiettivo. Ad esempio, potresti dire “raggiungere il mio obiettivo entro sei mesi”.

Esempi di obiettivi SMART

Ecco alcuni esempi di obiettivi SMART personali e professionali:

• Obiettivo personale: perdere 2 chili entro la fine del mese facendo esercizio fisico 3 volte a settimana e seguendo una dieta equilibrata.
• Obiettivo professionale: aumentare le vendite del 10% anno su anno entro la fine del trimestre implementando nuove strategie di marketing.

Entrambi questi obiettivi sono specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo. Sono chiari e ben definiti, hanno criteri di misurazione per valutare i progressi, sono realistici e allineati con gli interessi e gli obiettivi a lungo termine della persona.

Suggerimenti

• Sii specifico e dettagliato nella descrizione del tuo obiettivo.
• Assicurati che l’obiettivo sia misurabile, in modo da poter monitorare i tuoi progressi.
• Rendi l’obiettivo raggiungibile e realistico, considerando le tue risorse e capacità.
• Assicurati che l’obiettivo sia rilevante per te e in linea con i tuoi valori e obiettivi a lungo termine.
• Imposta una scadenza definita per l’obiettivo in modo da poter lavorare verso una scadenza finale.

Come dare priorità alle tue attività

La definizione delle priorità comporta la determinazione dell’importanza e dell’urgenza dei compiti o degli obiettivi. Ti aiuta ad allocare il tuo tempo, energia e risorse alle attività più importanti. Stabilire le priorità ti impedisce di essere sopraffatto e ti consente di concentrarti su ciò che conta di più in una determinata situazione. Richiede di valutare le attività in base al loro potenziale impatto e di allinearle ai propri obiettivi.

Ad esempio, se hai più scadenze che si avvicinano, la definizione delle priorità può aiutarti a identificare quali attività richiedono un’attenzione immediata e quali possono essere affrontate in seguito.

Per stabilire le priorità si può utilizzare la “Matrice di Eisenhower”, un sistema di gestione del tempo per aiutare a dare priorità alle attività. Ogni casella rappresenta una diversa intersezione di importanza e urgenza.

• Urgenti e important: Questi compiti possono essere imprevisti, come la necessità di andare a prendere un bambino malato a scuola, o che sono stati procrastinati, come la preparazione della presentazione di domani che continuava a essere rimandata.
• Non urgente ma importante: Questa categoria include spesso elementi relativi allo sviluppo personale, agli obiettivi professionali e alle relazioni. Ad esempio, un appuntamento notturno con il tuo partner è essenziale, ma non particolarmente urgente.
• Urgente ma non importante: Molte attività in questa categoria vengono eseguite su richiesta di altri. Ad esempio, il tuo capo potrebbe aver bisogno del tuo rapporto entro la fine della giornata perché sta lasciando la città.
• Non urgente e non importante: Ci sono sempre cose in questa categoria e questi compiti possono variare notevolmente a seconda delle circostanze personali, ma ecco il segreto: non è necessario farli.

Definizione degli standard

Stabilire degli standard implica stabilire aspettative e linee guida per te stesso. Fornisce un punto di riferimento rispetto al quale è possibile valutare le prestazioni e i progressi. Gli standard possono essere personali, professionali o basati su criteri specifici. Aiutano a mantenere la coerenza, la qualità e la responsabilità nelle azioni e nelle decisioni.

Ad esempio, se decidi che il tuo lavoro deve essere sempre della massima qualità, nei tempi e nei termini stabiliti nel contratto con il tuo cliente (o anche meglio di quanto richiesto), tenderai costantemente all’eccellenza.

In sintesi, la definizione di obiettivi realistici, priorità e la definizione di standard per il tuo lavoro sono componenti cruciali dell’autogestione. Queste pratiche ti consentono di concentrare i tuoi sforzi, allocare le risorse in modo efficace e monitorare e misurare continuamente i tuoi progressi verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Evita il mito del multitasking

Probabilmente hai già sentito dire che gli esseri umani non sono multitasking. Invece, ci impegniamo nel cambio di attività, anche se l’efficacia dipende da una serie di fattori. La complessità delle attività influisce sul tempo necessario per passare da un’attività all’altra.

La ricerca mostra che la pratica regolare può aumentare la velocità con cui le persone possono passare da un’attività all’altra, ma passare ripetutamente da un’attività all’altra può ridurre i tempi di produzione fino al 40%. 

Prova questo: prima di iniziare un’attività al lavoro, chiudi tutte le schede del browser Web che non sono immediatamente rilevanti. Metti il telefono in modalità silenziosa e nascondilo. Se cambi attività prima di aver finito, prendi nota di dove ti sei fermato e di cosa dovrebbe succedere dopo.

Lavorare a ritroso rispetto alle scadenze

Lavorare a ritroso aiuta a determinare quali attività hanno la massima priorità, come sequenziare le attività in modo più efficiente e fornisce alle persone coinvolte una sequenza temporale a cui sono responsabili. 

La creazione di una sequenza temporale consente inoltre di creare un tempo disponibile per ritardi sconosciuti e di tenere conto di conflitti, come fine settimana e festività. 

Prova questo: segna la scadenza di un progetto imminente sul tuo calendario e lavora a ritroso per determinare quando iniziare ogni attività necessaria per portarlo a termine.ù

Gestione del tempo

La ricerca mostra che quando vengono presentate le informazioni in tre intervalli di 20 minuti con pause di 5 minuti, gli adulti conserveranno meglio le informazioni e godranno dell’esperienza più delle stesse informazioni presentate in un singolo blocco di un’ora.  

Suggerimenti:

• Scegli un’attività su cui lavorare e rimuovi altre distrazioni
• Imposta un timer per 25-30 minuti
• Quando il timer si spegne, fai una pausa di cinque minuti
• Ripeti altre tre volte
• Alla fine della quarta sessione, fai una pausa più lunga di 15-30 minuti

Quindi, si riduce a questo:

Migliora la tua mentalità con meno multitasking, più letture e nuove esperienze e concentrandoti sul miglioramento delle abitudini e sull’ascolto attivo. 

Migliora il tuo ambiente sgombrando il superfluo, rimuovendo le distrazioni tecnologiche, facendo pause e riducendo lo stress.

Migliora il tuo processo lasciando promemoria, annotando le cose, suddividendo i grandi progetti in attività più piccole, lavorando a ritroso rispetto alla scadenza e utilizzando la matrice di Eisenhower e le tecniche di gestione del tempo

Scenari, esempi, esercizi

Scenario: autogestione durante una giornata lavorativa remota

Emily è una professionista che di recente è passata al lavoro a distanza. Ora ha più flessibilità nella gestione del suo tempo e delle sue mansioni, ma sente anche la necessità di stabilire strategie di autogestione efficaci per non perdere tempo, non perdere di vista il proprio lavoro e rispettare un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo è il suo programma per la giornata.

Mattina

Emily inizia la sua giornata stabilendo obiettivi e priorità chiari per la giornata. Identifica i compiti più importanti che devono essere completati e li annota nella sua agenda.

Imposta blocchi di tempo specifici per ogni attività per assicurarsi di rimanere concentrata ed evitare il multitasking.

A casa, Emily crea uno spazio dedicato al lavoro, lontano da qualsiasi distrazione. Allestisce la sua scrivania con tutti gli strumenti e i materiali necessari di cui avrà bisogno durante il giorno.

Stabilisce i limiti del suo contributo e comunica la sua disponibilità ai colleghi, comunicando loro l’orario di lavoro preferito e quando farà delle pause.

Emily inizia a lavorare sul suo compito prioritario. Imposta un timer per 25 minuti di lavoro concentrato, seguiti da una pausa di 5 minuti.

Durante le pause, Emily fa stretching o esegue esercizi di respirazione per rinfrescare la mente e ricaricarsi. Se possibile, fai una passeggiata.

Pranzo

Emily fa una pausa pranzo come si deve, lontano dal suo spazio di lavoro. 

Prepara un pasto sano o fa una passeggiata per prendere un po’ d’aria fresca. 

Questa pausa aiuta a rilassarsi e ringiovanire, prevenendo l’affaticamento e aumentando la produttività nel pomeriggio.

Pomeriggio

Emily affronta sistematicamente le attività rimanenti, assicurandosi di rispettare le scadenze e mantenendo un output di alta qualità.

Mentre lavora, riduce al minimo le distrazioni disattivando le notifiche dei social media e disabilitando le applicazioni non legate al lavoro sul suo telefono.

Se si verificano distrazioni o interruzioni impreviste, Emily modifica il suo programma e riallinea le sue priorità di conseguenza.

Fine della giornata lavorativa

Emily esamina i suoi progressi e riflette sui suoi risultati della giornata. 

Aggiorna la lista delle cose da fare per il giorno successivo, assicurandosi che tutte le attività incomplete siano segnalate e che siano incluse nuove priorità.

Si prende qualche minuto per rilassarsi, dedicarsi a un hobby o trascorrere del tempo con i propri cari, separando la sua vita lavorativa da quella personale.

Volontà

Emily usa le sue serate per la crescita personale e la cura di sé. 

Si può dedicare ad attività come la lettura, l’esercizio fisico o per determinati hobby.

Prima di andare a letto, si assicura che il suo spazio di lavoro sia organizzato e pronto per il giorno successivo. Questa pratica pone le basi per un inizio fresco e produttivo la mattina seguente.

Attraverso un’efficace autogestione e il mantenimento di una routine strutturata, Emily mantiene con successo la sua produttività mentre lavora da remoto. 

Raggiunge un sano equilibrio tra lavoro e vita privata e previene il burnout incorporando pause, stabilendo limiti e impegnandoti in attività di cura di sé.

Autovalutazione

Queste domande hanno lo scopo di aiutarti a valutare le tue capacità di autogestione e identificare le aree di miglioramento. 

Una riflessione e una valutazione oneste ti permetteranno di comprendere meglio i punti di forza e di debolezza dell’autogestione.

Gestione del tempo: su una scala da 1 a 10,

1. In che misura definisci le priorità dei tuoi compiti e delle tue attività?
2. Con quale frequenza fissate obiettivi e scadenze specifiche?
3. Ti distrai spesso o hai difficoltà a rimanere concentrato sui tuoi compiti?

Autoregolazione emotiva: su una scala da 1 a 10

1. Quanto efficacemente gestisci lo stress nella tua vita quotidiana?
2. Quanto riesci a gestire le tue emozioni durante le situazioni difficili?
3. Sei in grado di riprenderti rapidamente da battute d’arresto o guasti?

Pianificazione e organizzazione:

1. Con quale frequenza crei piani giornalieri o settimanali per rimanere organizzato?
2. Disponete di un sistema per stabilire le priorità e monitorare i progressi?
3. Sei in grado di mantenere un ambiente di lavoro pulito e ordinato?

Definizione di obiettivi personali:

1. Quanto spesso ti poni obiettivi personali per l’auto-miglioramento?
2. Suddividi i tuoi obiettivi in passi più piccoli e più raggiungibili?
3. Sei in grado di rimanere motivato e impegnato nei tuoi obiettivi?

Adattabilità e flessibilità:

1. Come gestite i cambiamenti imprevisti o incertezze?
2. Sei aperto a nuove idee, feedback e suggerimenti da parte di altri?
3. Con quale frequenza aggiorni le tue strategie o i tuoi piani per adattarti alle mutevoli circostanze?

Autoriflessione e autoconsapevolezza:

1. Quanto spesso rifletti sui tuoi punti di forza e di debolezza?
2. Sei consapevole dei tuoi pregiudizi, delle tue convinzioni limitanti o del tuo dialogo interiore negativo?
3. Cerchi attivamente il feedback degli altri per ottenere informazioni sul tuo comportamento e sulle tue prestazioni?