Giggers corso ITA 6: capitolo 6

Competenze digitali per i GIGGER.

La GIG Economy è stata plasmata in modo significativo dai progressi tecnologici e, per la maggior parte, la tecnologia svolge un ruolo cruciale nel facilitare il GIG Work. Nella maggior parte dei casi, un GIGGER trova lavoro tramite piattaforme specializzate e dedicate, chiamate piattaforme di lavoro digitali

Le piattaforme di lavoro digitali sono società basate su Internet che intermediano e organizzano il lavoro fornito dai GIGGER a clienti terzi. Il lavoro può essere fornito in un luogo fisico specifico “in loco” (ad es. consegna di cibo, ride-hailing) o online (ad es. codifica dei dati, servizi di traduzione).

Il modello di business delle piattaforme di lavoro digitali si basa su tecnologie basate su algoritmi per far incontrare in modo efficiente la domanda e l’offerta di lavoro o servizi. Queste piattaforme offrono alle persone la possibilità di guadagnarsi da vivere o di guadagnare un reddito aggiuntivo. Ne beneficiano soprattutto coloro che altrimenti potrebbero avere difficoltà a entrare nel mercato del lavoro, come i giovani, le persone provenienti da un contesto migratorio o coloro che hanno responsabilità di assistenza.

Strumento di autovalutazione sulla piattaforma per le competenze e le occupazioni digitali

Utilizzando la piattaforma per le competenze e le occupazioni digitali, qualsiasi cittadino dell’UE può accedere a uno strumento di autovalutazione delle competenze digitali. Lo strumento si basa su DigComp ed è disponibile in tutte le lingue dell’UE. Facendo il test, si può imparare di più sulle proprie competenze digitali e, soprattutto, scoprire quale sarebbe il prossimo passo per migliorarle. A tal fine, la piattaforma fornirà suggerimenti di abbinamento di corsi e opportunità di apprendimento e suggerirà su quali competenze digitali ci si dovrebbe concentrare.

Sito web: digital-skills-jobs.europa.eu/digitalskills

Un altro strumento che suggeriamo è MyDigiSkills, uno strumento online che consente ai cittadini di riflettere autonomamente sulle proprie competenze digitali utilizzando il DigCompSat. 

Il test è disponibile in 11 lingue: olandese, inglese, francese, tedesco, italiano, lettone, lituano, rumeno, russo, spagnolo e ucraino.

All Digital attualmente ospita il servizio. 

I partner MyDigiSkills e le terze parti possono richiedere un “codice di prova” per l’esecuzione di un test con un gruppo specifico di utenti, ad esempio una scuola e i suoi studenti, una città e i suoi cittadini. 

Gli organizzatori del test possono filtrare ed estrarre i risultati da una parte dal database MyDigiSkills come set di dati anonimi. All Digital e i partner di MyDigiSkills hanno concordato di rendere disponibili tutti i risultati dei test come dati aperti anonimi a scopo di ricerca.

Sito web: mydigiskills.eu

Va da sé che se non si possiedono le competenze per accedere a tali piattaforme, si può essere preclusi nel trovare lavoro. Inoltre, solide competenze ICT ti garantiranno di poter lavorare più velocemente e in modo più produttivo. 

Per questo motivo, avere ed essere competenti nell’uso di una serie di strumenti digitali è essenziale per il tuo successo come lavoratore indipendente. Allo stesso tempo, solide competenze ICT ti garantiranno la protezione dei tuoi dati e della tua proprietà intellettuale.

Prima di iniziare a costruire uno stack IT in grado di soddisfare le tue esigenze e il tuo stile di lavoro, considera il settore in cui stai lavorando, le attività che molto probabilmente ti verrà richiesto di svolgere e come queste migliorerebbero la tua produttività

In qualità di lavoratore a contratto in un ambiente remoto, molto probabilmente dovrai creare vari documenti scritti, come parte delle tue responsabilità lavorative. Ciò può includere la stesura di e-mail, la progettazione di presentazioni o la composizione di report. Per svolgere queste attività in modo efficiente, è imperativo che tu sia esperto nell’utilizzo di software di elaborazione testi.

Come minimo, devi possedere le competenze per formattare correttamente i documenti, inserire immagini e video secondo necessità, creare collegamenti ipertestuali a fonti esterne e utilizzare altre funzionalità disponibili per migliorare la presentazione e la leggibilità del tuo lavoro. Avere competenza in queste funzioni di base di un elaboratore di testi è essenziale per produrre documenti professionali e raffinati in un ambiente di lavoro remoto.

Obiettivi formativi

• Sii consapevole degli elementi chiave del lavoro a distanza
• Costruisci uno stack tecnologico personale, determinando gli strumenti indispensabili per la comunicazione, la collaborazione e la produttività su misura per le tue esigenze di lavoro a distanza
• Utilizza piattaforme di condivisione dei documenti basate su cloud e funzionalità efficaci come il co-editing, le autorizzazioni di accesso, i flussi di lavoro e le integrazioni che facilitino la collaborazione e la comunicazione in team.
• Dovrai essere in grado di ospitare e partecipare a riunioni virtuali tramite strumenti di videoconferenza, tra cui la preparazione dell’agenda, la configurazione tecnica, il coordinamento del fuso orario, l’etichetta e il coinvolgimento attivo.

Collaborazione nel lavoro a distanza

Per la maggior parte, come GIGGER, devi tradurre alcune competenze di base d’ufficio nel mondo virtuale. Ciò significa che ci sono alcune competenze tecnologiche che devi avere e mostrare nel tuo curriculum per qualificarti per le opportunità remote.

I GIGGER hanno spesso bisogno di collaborare con team remoti. L’adozione di spazi di lavoro documentali condivisi porta alla creazione di contenuti organizzati e trasparenti grazie all’accesso centralizzato e alle funzionalità di collaborazione per una maggiore produttività. Le piattaforme di condivisione dei documenti basate su cloud come Google Docs, Microsoft Office 365 e Box consentono una collaborazione sui contenuti senza soluzione di continuità nei team remoti.

Le funzionalità principali includono:

• Co-editing in tempo reale. Molte persone possono modificare contemporaneamente un documento, un foglio di calcolo, una presentazione da qualsiasi luogo. Le piattaforme tengono traccia dei contributi degli autori. Ciò facilita la rapida creazione di contenuti collaborativi tra i team.
• Gestione delle autorizzazioni. I file e le cartelle possono essere condivisi con precisione con singoli individui o team con livelli di accesso personalizzabili: visualizzazione, commento, modifica, ecc. Le autorizzazioni possono essere modificate in qualsiasi momento. In questo modo si mantiene la privacy e il controllo.
• Flussi di lavoro. Attività come revisioni, approvazioni e pubblicazione possono essere automatizzate tramite flussi di lavoro per spostare i contenuti attraverso le connessioni di creazione in modo efficiente. Fondamentale per i processi di contenuto strutturato.
• Integrazioni. Le integrazioni native con strumenti di comunicazione, e-mail, calendario si traducono in contenuti centralizzati e sempre accessibili. Passaggi di consegne fluidi tra gli strumenti.

Le videoconferenze sono diventate una tecnologia essenziale per la collaborazione e la comunicazione nei team remoti. Piattaforme come Zoom, Microsoft Teams e Google Meet forniscono strumenti affidabili per condurre riunioni virtuali, webinar, chiamate in conferenza e altro ancora. Questa unità fornisce una panoramica delle soluzioni di videoconferenza più diffuse e delle loro funzionalità principali.

Comprendere la gamma di soluzioni di videoconferenza e i relativi punti di forza e limiti è fondamentale per determinare la piattaforma migliore in base alle dimensioni, allo stile di lavoro, alle esigenze di sicurezza e ai requisiti di collaborazione di un team. Con gli strumenti giusti, le riunioni video possono rispecchiare il coinvolgimento di persona e favorire un lavoro remoto efficace.

Alcuni suggerimenti su come ospitare una riunione virtuale

1. Invia un ordine del giorno chiaro e qualsiasi contenuto pertinente prima della riunione in modo che i partecipanti possano prepararsi. Che siano virtuali o faccia a faccia, le riunioni dovrebbero sempre avere un ordine del giorno. Senza di esso, può capitare facilmente che la tua riunione vada fuori argomento. 
   Gli ordini del giorno sono anche un buon modo per evitare che le riunioni virtuali si trascinino troppo a lungo. Puoi chiedere in anticipo ai partecipanti se hanno punti all’ordine del giorno.
2. Assicurati che tutta la tecnologia e le apparecchiature siano configurate e testate prima dell’inizio della riunione: i problemi tecnici sono le interruzioni più comuni delle riunioni virtuali. Se stai utilizzando una nuova piattaforma, per la prima volta, assicurati di imparare a utilizzare almeno le funzionalità di base e provala prima della riunione.
3. Tieni conto del coordinamento tra fusi orari. Il più grande ostacolo a un’efficace collaborazione remota è l’efficiente coordinamento dei fusi orari. Dovresti essere rispettoso dei fusi orari delle persone. Ad esempio, non programmare una riunione per le 10:00 CET se hai colleghi a New York. Dovrebbero svegliarsi alle 4 del mattino per fare quell’incontro!
4. Avvia le riunioni in tempo e inizia con una rapida panoramica dell’ordine del giorno 
5. Facilita le presentazioni se ci sono nuovi partecipanti.
6. Delinea le aspettative e le linee guida per la partecipazione (disattivare/riattivare l’audio, chattare, alzare la mano, ecc.).
7. Mantenere i partecipanti coinvolti. Il coinvolgimento è la pietra angolare di una riunione online di successo. Le riunioni peggiori sono quelle in cui una persona parla a lungo e tutti si allontanano. L’interazione con i partecipanti è il modo migliore per aumentare il coinvolgimento. Utilizza la condivisione dello schermo per mostrare documenti o presentazioni pertinenti, nonché stanze per sottogruppi di lavoro e bacheche collaborative per il brainstorming.
8. Non renderlo più lungo del necessario. Durate più brevi mantengono le persone impegnate e concentrate sull’obiettivo. Considera sempre quanto tempo ti serve prima di organizzare. Per sessioni virtuali più lunghe, fai delle pause ogni 45 minuti.

Riepiloga gli elementi di azione e i passaggi: puoi anche condividere i verbali o le registrazioni delle riunioni in seguito. La maggior parte delle applicazioni per riunioni ora offre riepiloghi e registrazioni delle riunioni che aiutano a mantenere tutti allineati.

Quando sei un partecipante:

• Rivedi le letture preliminari e l’ordine del giorno della riunione prima della sessione e accedi con 5-10 minuti di anticipo per testare la tua configurazione tecnica e sistemarti.
• Disattiva il microfono quando non parli per ridurre al minimo il rumore di fondo.
• Vestiti in modo appropriato e posiziona la fotocamera all’altezza degli occhi e regola l’illuminazione in modo da essere visibile.
• Interagisci attivamente attraverso la chat, le reazioni e riattivando l’audio per parlare.
• Limita le distrazioni chiudendo le finestre non necessarie e prestando la massima attenzione
• Evita il multitasking, che è più evidente sulla telecamera.
• Usa le cuffie, se possibile, per una migliore qualità del suono.

Gli incontri di persona sono soggetti a molte regole dette e non dette dell’interazione umana. Le riunioni virtuali non dovrebbero essere diverse. Dovrai comunque prepararti, vestirti in modo professionale e assicurarti che tutti siano coinvolti attraverso linee di comunicazione aperte.

Software per la gestione dei progetti

Il software di gestione dei progetti viene utilizzato per pianificare, organizzare e allocare le risorse per la gestione dei progetti. Aiuta i team a collaborare e a tenere traccia dell’avanzamento del progetto, definendo chiaramente compiti e responsabilità. Consente ai project manager di controllare costi e tempi e consente una collaborazione fluida tra le parti interessate.

Caratteristiche principali degli strumenti di gestione dei progetti:

• Creazione di flussi di lavoro per semplificare i processi e automatizzare le routine
• Gestione delle attività, delle liste di cose da fare, dei calendari per facilitare l’efficienza
• Assegnazione collaborativa delle attività, monitoraggio dei progressi, aggiornamenti di stato
• Integrazioni con altri strumenti per centralizzare le informazioni

L’uso strategico degli strumenti di gestione dei progetti è fondamentale per raggiungere l’efficienza e il successo. I GIGGER possono migliorare la loro produttività attraverso i più diffusi strumenti di gestione dei progetti come Asana, Trello, Click-up, Smart Sheet, YouTrack e molti altri. Come accennato in precedenza, Project Libre è gratuito e open source. Gli altri potrebbero offrire account gratuiti. Esaminali separatamente e seleziona quello che soddisfa le tue esigenze. Tutti forniscono istruzioni e supporto per insegnarti come usarli in modo efficace ed efficiente.

Comunicare con i clienti

Coltivare un buon galateo della comunicazione crea fiducia e affidabilità tra colleghi separati dalla distanza. Una comunicazione scritta ponderata tramite e-mail o messaggistica compensa i segnali più ricchi degli scambi di persona. Altri elementi di comunicazione sono presenti nel modulo dedicato. 

Ci concentriamo qui sulla comunicazione attraverso “mezzi virtuali”.

Le 12 principali regole del galateo delle e-mail

1. Usa un oggetto diretto: l’oggetto dovrebbe indicare chiaramente l’argomento dell’e-mail in modo che il destinatario sappia di cosa si tratta.
2. Usa un indirizzo e-mail professionale: evita di utilizzare soprannomi o pseudonimi non professionali come partygirl@ come indirizzo e-mail di lavoro.
3. Usa il pulsante Rispondi a tutti con parsimonia: includi solo le persone che hanno bisogno di ricevere la risposta per evitare di inondare le caselle di posta.
4. Aggiungi una firma e-mail professionale: includi le tue informazioni di contatto e il marchio dell’azienda.
5. Usa saluti professionali: attieniti a “Ciao [Nome]” o “Gentile [Nome]” piuttosto che a saluti informali.
6. Fai attenzione quando usi l’umorismo: il tono può essere perso durante le e-mail, quindi l’umorismo potrebbe non essere percepito bene.
7. Rispondi a tutte le tue email: rispondi prontamente anche solo per dire che l’hai ricevuta e che risponderai in seguito. Anche se questa è la pratica, suggeriamo vivamente di considerare l'”aspetto sostenibile” dell’invio di e-mail. Nel caso in cui ricevi più e-mail dalla stessa fonte, considera di ricapitolare la tua risposta in 1 e-mail univoca. Anche il destinatario potrebbe apprezzarlo: leggere 1 e-mail organizzata invece di aprire 12 e-mail di 1 riga. Questa efficienza è conveniente per te in primo luogo. Ti consente un servizio di qualità e previene il lavoro disordinato e ti assicura di prendere nota di tutti gli elementi e le richieste del cliente. Si prega di applicare questa “regola” se possibile. Magari aspettare un po’ prima di rispondere, entro un termine ragionevole. Se noti che il tuo cliente è uno “scrittore di e-mail seriale”, suggerisci di passare a una piattaforma o a un’app di comunicazione per una comunicazione efficiente. Quindi, non perderai le informazioni e non dovrai rispondere a 20 e-mail all’ora! 
8. Correggi sempre le bozze prima di premere invio: verifica la presenza di errori di battitura, errori, linguaggio poco chiaro.  Errori di battitura o stenografie pigre possono trasmettere mancanza di lucidità o professionalità. Scrivi usando frasi complete in un tono professionale. Utilizza il controllo ortografico. 
9. Aggiungi l’indirizzo e-mail per ultimo: inserisci l’indirizzo del destinatario nell’ultimo passaggio dopo la stesura in modo da non inviare accidentalmente il messaggio prima di aver finito di scrivere.
10. Mantieni i tuoi caratteri semplici e classici: attieniti a caratteri facili da leggere ed evita colori insoliti.
11. Considera le differenze culturali: sii consapevole delle diverse norme di comunicazione in altre culture.
12. Considera il tuo tono: evita di sembrare aggressivo o informale. Sii educato e cordiale.

Diamo un’occhiata ad alcune best practice per la comunicazione remota

Esempio di un efficiente processo di comunicazione cliente/GIGGER

ESEMPIO 1 – Briefing sul sito web dell’autore di contenuti

Sarah, una scrittrice di contenuti, incontra Mark, il suo cliente, per discutere del contenuto del prossimo sito di e-commerce di Mark. Mark sta lanciando una piattaforma per gioielli fatti a mano e vuole che il contenuto del sito web enfatizzi l’unicità e la qualità dei suoi prodotti. Trasmette l’importanza di un tono caldo, amichevole e informativo, riflettendo la missione del marchio, che ruota attorno alla celebrazione dell’individualità e dell’artigianalità.

Mark delinea i tipi di contenuti di cui ha bisogno per il sito web, tra cui descrizioni dei prodotti che evidenziano i materiali utilizzati e le storie dietro ogni pezzo, un blog per condividere storie di artigiani, consigli per la cura dei gioielli e le ultime tendenze, e una pagina di informazioni che racconta il viaggio del marchio. Il pubblico di riferimento di questo marchio di gioielli è composto principalmente da donne di età compresa tra i 25 e i 45 anni, che apprezzano l’artigianato, cercano gioielli unici e senza tempo e apprezzano l’autenticità.

Sarah parla della sua capacità di gestire la ricerca di parole chiave e i requisiti SEO per i contenuti del sito web, data la limitata ricerca di Mark in questo settore. Toccano anche l’importanza di una tempistica concordata e il numero di cicli di revisioni per garantire che il contenuto sia in linea con la visione e gli obiettivi del marchio.

Mark esprime il suo desiderio di lavorare con Sarah e si affida alla sua esperienza per creare contenuti che risuonino con il pubblico e la missione del marchio. L’incontro si conclude con Sarah che promette di redigere una proposta che delinei l’ambito, la tempistica e il prezzo del progetto, ponendo le basi per il processo creativo che ci aspetta.

Esempio 2 – Sarah e Mark si incontrano per discutere del contenuto del nuovo sito web di Mark.

Sarah: Grazie per avermi incontrato, Mark. Sono entusiasta di aiutarti con i contenuti del tuo sito web. Puoi dirmi di più sul tuo progetto e su cosa stai cercando?

Mark: Certo, Sarah. Sto lanciando una nuova piattaforma di e-commerce per gioielli fatti a mano e voglio che il sito web rifletta l’unicità e la qualità dei nostri prodotti. È fondamentale che il contenuto si distingua.

Sarah: Sembra un grande progetto! Potresti fornirmi qualche dettaglio in più? Qual è la missione, la visione e i valori del tuo marchio? Hai in mente un tono o uno stile specifico per il contenuto?

Mark: Il nostro marchio celebra l’individualità e l’artigianalità. Vogliamo trasmettere un senso di autenticità e unicità. Il tono dovrebbe essere caldo, amichevole e informativo. Il nostro obiettivo è quello di educare i nostri clienti sull’arte che si cela dietro ogni pezzo.

Sarah: Questo è un ottimo punto di partenza. Che tipo di contenuti stai cercando? Hai bisogno di descrizioni di prodotti, di un blog, di una pagina di informazioni o di qualcos’altro?

Mark: Abbiamo bisogno di tutto. Descrizioni dei prodotti che mettono in evidenza i materiali utilizzati e la storia che si cela dietro ogni pezzo. Un blog per condividere le storie dei nostri artigiani, i consigli per la cura dei gioielli e le ultime tendenze. E una pagina dedicata alle informazioni che racconta il percorso del nostro brand.

Sarah: (annota appunti) Perfetto. Discutiamo del pubblico di destinazione. Chi sono i tuoi clienti ideali e a quali problemi o esigenze si rivolge la tua gioielleria?

Mark: Il nostro target è costituito prevalentemente da donne di età compresa tra i 25 e i 45 anni che apprezzano l’artigianato e i gioielli unici e senza tempo. Apprezzano l’autenticità e cercano pezzi significativi che si adattino a diverse occasioni.

Sarah: Eccellente. Hai condotto una ricerca di parole chiave o requisiti SEO per il tuo sito web, o vorresti che mi occupassi anche di questo aspetto?

Mark: Non ho fatto molte ricerche su questo fronte. Apprezzerei la tua esperienza nell’incorporare contenuti SEO-friendly per migliorare la nostra visibilità sui motori di ricerca.

Sarah: Non è un problema. Infine, avete in mente delle scadenze specifiche per i contenuti e come vorreste gestire le revisioni?

Mark: Il nostro obiettivo è quello di lanciare il sito web in tre mesi, quindi avremo bisogno di contenuti pronti con largo anticipo. Per quanto riguarda le revisioni, discutiamo un numero ragionevole di round per assicurarci di ottenere il contenuto perfetto.

Sarah: (sorride) Grazie per aver condiviso tutti questi dettagli, Mark. Sono entusiasta di lavorare a questo progetto con voi. Elaborerò una proposta che delinei l’ambito, la tempistica e i prezzi, e da lì potremo partire.

Mark: Apprezzo il tuo aiuto, Sarah. Non vedo l’ora di vedere la vostra proposta e di lavorare insieme per dare vita alla storia del nostro marchio.