Giggers corso ITA 7: capitolo 7

Resta organizzato

Lavorare come GIGGER richiede ottime capacità di gestione del tempo. La gestione del tempo e il processo di organizzazione e pianificazione di come allocare il tempo in modo efficace ed efficiente per realizzare attività od obiettivi specifici. Si tratta di stabilire le priorità, programmare le attività e rimanere concentrati sulle attività più importanti per massimizzare la produttività e ottenere i risultati desiderati. Le strategie di gestione del tempo possono includere strumenti come elenchi di cose da fare, calendari, timer e tecniche di prioritizzazione.

Una gestione efficace del tempo può aiutare le persone a evitare la procrastinazione, ridurre lo stress e l’ansia, aumentare la produttività e migliorare la qualità generale della vita. La gestione del tempo è fondamentale per GIGGER, che sono liberi professionisti o con modalità di lavoro non tradizionali. Ecco alcuni suggerimenti per aiutare i GIGGER a gestire il loro tempo in modo efficace:

• Crea un programma: imposta un programma per la tua giornata lavorativa, soprattutto se lavori da casa. Annota i tuoi compiti e appuntamenti e rispetta il più possibile il tuo programma.
• Dai priorità alle tue attività: identifica le attività più importanti e assegna loro la priorità. Concentrati prima sul completamento di queste attività, quindi passa ad altre attività.
• Usa gli strumenti di produttività: sono disponibili numerosi strumenti di produttività per aiutare i GIGGER a gestire il loro tempo in modo efficace. Usa strumenti come app di monitoraggio del tempo, software di gestione dei progetti ed elenchi di cose da fare per rimanere organizzato.
• Fai delle pause: fare pause regolari può aiutarti a rimanere concentrato e motivato per tutto il giorno. Pianifica delle pause nella tua giornata lavorativa per evitare il burnout.
• Evita le distrazioni: elimina le distrazioni come i social media, le e-mail e altre attività non legate al lavoro durante la giornata lavorativa. Invece, concentrati sul completamento delle tue attività.

Con un po’ di pianificazione, strumenti di produttività e buone abitudini di gestione del tempo, un GIGGER può gestire efficacemente il proprio tempo e ottimizzare la propria giornata lavorativa.

Elementi di project management per GIGGER

La gestione dei progetti è il processo di supervisione e organizzazione delle attività, delle risorse e delle tempistiche necessarie per completare con successo un progetto. L’obiettivo della gestione dei progetti è pianificare, coordinare e controllare le attività del progetto per soddisfare gli obiettivi predefiniti in termini di ambito, costi, tempi, qualità e risorse. Affinché i GIGGER lavorino bene all’interno di un progetto, devono comprendere il ruolo che svolgono e avere una profonda comprensione del pensiero basato sul progetto.

Il pensiero basato sul progetto è un approccio fondamentale alla risoluzione dei problemi, alla pianificazione e all’esecuzione che ha applicazioni ad ampio raggio in vari aspetti della vita. Si tratta di una mentalità e di un insieme di competenze che consentono agli individui e ai team di definire obiettivi chiari, creare piani ben strutturati, gestire le risorse in modo efficace e monitorare continuamente i progressi nel perseguimento degli obiettivi desiderati. Questo approccio non si limita alla gestione formale del progetto; piuttosto, è una filosofia dinamica e adattabile che può essere applicata sia agli sforzi personali che professionali.

Il segno distintivo del pensiero basato sul progetto è la sua adattabilità e il motivo principale per aggiungere questa competenza al corso GIGGER. Riconoscendo che i piani potrebbero dover essere adattati in base alle mutevoli circostanze, incoraggia la flessibilità e l’innovazione in risposta a sfide impreviste. Questa flessibilità è una risorsa preziosa, in quanto consente di affrontare problemi complessi con agilità e creatività.

La gestione del progetto è fondamentale per il successo del GIGGER perché fornisce un quadro metodico per l’organizzazione e l’esecuzione del lavoro assegnato da un cliente. Devi assicurarti che le tue attività siano completate nei tempi previsti, nel rispetto del budget, finiscano per raggiungere gli standard di qualità stabiliti dal cliente (anche con il tuo standard! Ricordate?). Un cliente soddisfatto ti contratterà di nuovo. 

L’obiettivo del tuo “progetto” dovrebbe essere elencato nel contratto che hai firmato con il cliente. Devi trasformarli in informazioni utilizzando il metodo oggettivo SMART e iniziare a lavorare! 

Assegnando una priorità ai tuoi compiti, sei diventato consapevole dei rischi e degli elementi che porteranno al successo del tuo lavoro.  Questo approccio proattivo riduce la probabilità che ostacoli imprevisti facciano deragliare il progetto.

Anche se lavori da solo per la maggior parte del tempo, il monitoraggio continuo dell’avanzamento del progetto è un aspetto fondamentale della gestione del progetto stesso. Garantisce che il progetto rimanga in carreggiata e che eventuali deviazioni dal piano vengano affrontate tempestivamente. Se si lavora con il team del cliente, una gestione efficace del progetto promuove una comunicazione chiara con il cliente e il team, per tenere tutti informati, allineati con gli obiettivi del progetto e garantire che tutte le parti coinvolte lavorino per gli stessi obiettivi.

Di solito, i progetti sono gestiti da più persone. Nel nostro caso presenteremo un approccio basato su un individuo, il GIGGER, che lavora da solo. Gli strumenti e i metodi sono gli stessi, li abbiamo solo adattati ai nostri scopi.

Comprendere il pensiero basato sul progetto

Il pensiero basato sul progetto è un approccio che prevede la suddivisione del lavoro o delle attività in progetti ben definiti con obiettivi, piani e risorse chiari. Questo approccio garantisce che tutti coloro che sono coinvolti in un progetto comprendano gli obiettivi e le attività, riducendo la confusione e migliorando l’efficienza.

• Differenziare i progetti dalle attività di routine. Ogni progetto, come il lavoro specifico che un GIGGER riceve quando viene ingaggiato da un cliente, ha obiettivi specifici e unici che devono essere raggiunti. Questi obiettivi sono ben definiti e limitati nel tempo.
• Il lavoro può coinvolgere persone di vari reparti: questo implica essere in grado di comunicare con il team del cliente, nel modo e nelle modalità che LORO hanno già in atto. Un GIGGER deve adattarsi e utilizzare ciò che forniscono. Quindi, il lavoro del GIGGER può essere diviso in: 

1. Compiti specifici per la professione, il motivo per cui sono stati assunti: questi obiettivi e traguardi sono elencati nel contratto e devono essere completati dal GIGGER, in modo indipendente o in collaborazione con il team. 
2. “Compiti di routine”, quegli elementi che vengono tipicamente svolti da individui o piccoli team all’interno della stessa funzione, in quanto Non hanno obiettivi unici ma sono necessari per il funzionamento quotidiano di un’organizzazione. Ad esempio, rispondere alle e-mail dei clienti, inserire dati o eseguire la manutenzione ordinaria sono tutti esempi di attività di routine.

Pianificazione e avvio del progetto

Partiamo dal presupposto che il GIGGER lavorerà in modo indipendente, da remoto e da solo per la maggior parte del contratto. Questo assunto ci ha portato a fornire un approccio semplificato alla gestione dei progetti, in quanto partiamo dal presupposto che il GIGGER non stia creando un “progetto” ma solo occupandosi di una piccola parte di un progetto più grande. 

Se sei interessato all’intero processo di gestione del progetto, consulta i nostri altri corsi o chiedi supporto a FRAMEWORK.

• L’obiettivo del tuo lavoro dovrebbe essere elencato nel contratto che hai firmato con il tuo cliente o in un allegato ad esso. Assicurati di avere chiaro cosa devi fare, quali sono i confini del tuo lavoro: non sei pagato per risolvere i loro problemi. 
  Devi concentrarti sul tuo lavoro e assicurarti di farlo al meglio delle tue possibilità. Se qualcosa non è chiaro, fai domande. Rimani concentrato sul tuo lavoro, fornendo al contempo informazioni su come fare le cose meglio. Tuttavia, non oltrepassare i tuoi limiti. 
  Assicurati di conoscere il nome del tuo referente, del team che lavora allo stesso progetto e a chi fare ulteriori domande. Stai lavorando in modo indipendente, ma non sei solo. Chiedi anche se il cliente è l’utente dei risultati che stai preparando o se ha un cliente esterno per cui sta lavorando. In questo modo, puoi essere informato se hai bisogno di seguire altri “standard” che potrebbero dover essere soddisfatti. Questi clienti potrebbero aver definito i requisiti e le aspettative del progetto e fornire feedback durante tutto il progetto.
  Una volta firmato il contratto, assicurati che il tuo obiettivo sia espresso in modo SMART , ad esempio “completare lo sviluppo dell’app entro sei mesi”. 
  Ora devi pianificare il tuo piano di lavoro. Questo piano di lavoro, ovviamente, dipende dalla complessità del lavoro che devi svolgere e potrebbe essere collegato al progetto più grande su cui sta lavorando il team del cliente. In ogni caso, avere un tuo piano e un tuo programma, ti permetterà di essere organizzato, migliorare il tuo equilibrio tra lavoro e vita privata e forse ti darà il tempo di lavorare con diversi clienti contemporaneamente. 
• Creazione di un project charter e definizione del piano di lavoro. In una situazione di pianificazione del lavoro di un GIGGER, il charter è il documento che elenca tutte le specifiche, i confini, i requisiti e gli standard che devono essere considerati mentre lavoriamo. Averli organizzati in un unico posto, renderà più facile la nostra pianificazione. Per progetti semplici e diretti, forse il charter è tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a lavorare. Per progetti/contratti più complessi, suggeriamo di preparare un calendario più dettagliato e di suddividere le attività più grandi in attività più piccole. 
  Il programma del progetto fornirà una sequenza temporale, delineando le tappe fondamentali e le scadenze. La pianificazione contiene le attività che devono essere eseguite e le relative date di inizio e fine. Indica anche l’ordine in cui i compiti devono essere affrontati per primi. Evidenziare eventuali dipendenze critiche che possono influire sulla pianificazione del progetto. Sono chiamati pietre miliari e ti forniscono un’indicazione dei tuoi progressi e della tua capacità di raggiungere un determinato risultato entro un tempo definito. Ad esempio: se il cliente non fornisce un componente entro venerdì mattina, non sarò in grado di completare l’attività entro lunedì. Soluzione: chiedere nuovamente il componente ben prima del “punto di non ritorno”, come la pietra miliare.
  Inoltre, se si è in grado di identificare i potenziali rischi e le ipotesi relative alle attività principali, è possibile ridurre la possibilità di errori e gestire i rischi prima che diventino troppo grandi. Con questo approccio, sarai in grado di rispettare il programma del progetto e consegnare il tuo lavoro in tempo, con qualità!

Quindi, cosa significa: implementare il progetto?

• Significa suddividere il progetto in attività e sottoattività più piccole e gestibili. Per ogni attività secondaria si stima il tempo necessario per completarla. Questa operazione è nota come creazione di una struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Nel farlo, è necessario considerare fattori come quali altri contratti ho in corso, qual è la sovrapposizione con quelle attività, quali sono le priorità e gli elementi urgenti e, soprattutto, “ho bisogno di mangiare, dormire ed essere in salute nel frattempo”. 
  Per stabilire le priorità, per determinare la sequenza logica delle attività e le relative dipendenze, è possibile utilizzare il metodo PDM (Diagramming Method) o il metodo CPM (Critical Path Method) per stabilire le sequenze di attività. Crea una pianificazione dettagliata del progetto che includa tutte le attività, le relative date di inizio e fine e le persone o i team responsabili. Utilizzare software o strumenti di gestione dei progetti per visualizzare la pianificazione. Uno strumento gratuito si chiama PROJECT LIBRE, uno strumento open-source che puoi scaricare e utilizzare a tuo piacimento. https://www.projectlibre.com/
• Rivedi e aggiorna regolarmente la pianificazione del progetto man mano che le attività vengono completate o ritardate. Prestare attenzione alle modifiche che possono influire sulla pianificazione del progetto. Se sono necessarie modifiche, assicurarsi che siano adeguatamente documentate e che venga valutato il loro impatto sulla pianificazione. Man mano che il progetto si avvicina al completamento, assicurati che tutte le attività siano state completate e che i risultati finali siano soddisfatti. Condurre una chiusura formale del progetto per valutare il successo del progetto e le lezioni apprese. Questo ti aiuterà ad essere sicuro di aver rispettato le richieste di contratto e di essere in grado di rispettare le scadenze da esso stabilite.

• Una gestione efficace delle risorse e delle attività è una componente chiave per una gestione dei progetti di successo. Puoi farlo dando priorità alle attività in base alla loro importanza e al loro impatto sugli obiettivi del progetto. Concentrati sulle attività del percorso critico che hanno l’influenza più significativa sulle tempistiche del progetto. Le attività che dipendono l’una dall’altra devono essere completate nell’ordine corretto. Implementa check-in e aggiornamenti regolari per garantire che le attività siano in linea con i tempi. Stabilisci scadenze realistiche per le attività. Implementare un processo di controllo delle modifiche per valutarle e approvarle. Implementare processi di controllo della qualità per verificare che le attività soddisfino i criteri definiti. Fornisci rapporti regolari sullo stato del progetto alle parti interessate e ai membri del team. Condurre revisioni post-progetto per identificare le lezioni apprese e le aree di miglioramento nella gestione delle attività e delle risorse.
• Monitoraggio dell’avanzamento del progetto. Comporta il monitoraggio delle prestazioni del progetto, l’identificazione delle deviazioni dal piano e l’adozione di azioni correttive per mantenere il progetto in carreggiata. Ancora una volta, questo ti assicurerà di essere sulla buona strada e di rispettare le esigenze del cliente. Se il progetto è complesso e stai lavorando per lo più da solo, puoi richiedere incontri di aggiornamento dello stato con il cliente o chiedergli di valutare i tuoi progressi. Questo ti aiuterà a cercare e identificare attivamente i problemi del progetto, a rispettare i tempi e l’ambito, rispettando le aspettative del cliente. Per non parlare del fatto che dimostri di fornire un lavoro e un servizio di qualità. 
• Assicurarsi di distinguere tra problemi minori e problemi critici che richiedono un’attenzione immediata. Quando viene identificato un problema, eseguire un’analisi della causa principale per determinare il motivo per cui si è verificato il problema stesso. Assegna priorità ai problemi in base al loro impatto sugli obiettivi del progetto, sulla tempistica e sulla qualità del tuo lavoro. Mantenere una comunicazione aperta e trasparente con i client, per quanto riguarda la risoluzione dei problemi. Dopo aver risolto un problema, conduci una revisione post-problema per analizzare l’efficacia delle azioni correttive. 
• Comunicazione e collaborazione con il cliente. Utilizza più canali di comunicazione come e-mail, riunioni del team, videoconferenze, messaggistica istantanea e software di gestione dei progetti per facilitare la comunicazione. Una comunicazione e una collaborazione efficaci contribuiscono a migliorare i risultati del progetto, a migliorare le dinamiche del team e ad aumentare l’efficienza complessiva del progetto. Queste strategie aiutano a garantire che il team di progetto rimanga allineato e lavori insieme in modo coeso per raggiungere gli obiettivi del progetto.
• Affrontare sfide e cambiamenti inaspettati. In qualsiasi progetto, sono inevitabili problemi imprevisti e modifiche al piano originale. Il modo in cui rispondi a queste sfide inaspettate può avere un impatto significativo sul successo del progetto. Affrontare sfide e cambiamenti inaspettati richiede adattabilità, comunicazione e risoluzione proattiva dei problemi. Se gestite in modo efficace, queste sfide possono diventare opportunità di crescita e miglioramento nell’approccio alla gestione dei progetti.
• Come gestire le sfide impreviste: sviluppare un piano di progetto flessibile e in grado di adattarsi alle modifiche. Monitora continuamente l’avanzamento del progetto e confrontalo con il piano. In questo modo è possibile identificare tempestivamente potenziali problemi e modifiche. Un efficace processo di gestione del rischio può aiutare ad anticipare e affrontare le potenziali sfide. Quando sorgono sfide o cambiamenti imprevisti, valutane l’impatto sugli obiettivi, sulla tempistica e sulle risorse del progetto. Non c’è bisogno di dire che la gestione del rischio e le azioni correttive e preventive sono necessarie in progetti più lunghi e complessi. In ogni caso, se lavori da solo e in modo indipendente, e succede qualcosa all’improvviso che ti impedisce di lavorare (un raffreddore o un problema legato alla famiglia), sono circostanze che potrebbero non influire sulla qualità del tuo lavoro, ma solo sulla tempistica. Devi essere pronto a risolverli e consegnare comunque il lavoro in tempo e con la qualità prevista, altrimenti perdi un cliente e la tua reputazione professionale sarà compromessa. 
• Tecniche di risoluzione dei problemi per mantenere il progetto in carreggiata. La risoluzione efficace dei problemi è un’abilità preziosa nella gestione dei progetti ed è essenziale per mantenere il progetto in carreggiata quando sorgono sfide. Usa tecniche come le mappe mentali per organizzare ed esplorare idee diverse. Dopo che il problema è stato risolto, conduci una revisione post-problema per analizzare come è stato affrontato il problema e se la soluzione è stata efficace. Mantieni un atteggiamento calmo e positivo quando affronti i problemi.
• Condurre revisioni del progetto e lezioni apprese. Condurre una revisione del progetto e evidenziare le lezioni apprese ti aiuterà a migliorare le prestazioni future, riflettendo su ciò che è andato bene e identificando le aree di miglioramento. Riconosci ciò che è andato bene e i fattori che hanno contribuito al successo. Magari tieni un registro degli elementi principali del lavoro e annota le intuizioni chiave e le lezioni apprese dall’intera esperienza. Includi sia le esperienze positive che quelle negative. Le revisioni e le attività apprese ti aiutano a perfezionare continuamente le tue competenze e i tuoi servizi professionali, evitare di ripetere gli errori del passato e costruire su esperienze di successo.
• La chiusura formale del progetto il più delle volte significa consegnare il progetto, preparare la fattura ed essere pagati. Anche se il progetto è piccolo, assicurati di festeggiare il tuo successo!