Giggers corso ITA 9: capitolo 9

Comunicazione efficace

Una comunicazione efficace è alla base di ogni relazione, consentendo aI GIGGER di costruire relazioni solide e navigare nelle complessità del panorama aziendale. Questo modulo esplora i vari aspetti della comunicazione efficace, sottolineando le tecniche di comunicazione verbale e scritta e l’importanza delle capacità di ascolto attivo nel contesto imprenditoriale. Menzioneremo anche l’assertività, come uno degli elementi che ti renderà un migliore comunicatore, networker e, in generale, un professionista più efficace.

Comunicazione assertiva: assertività significa esprimere il proprio punto di vista in modo chiaro e diretto, pur rispettando gli altri. Comunicare in modo assertivo può aiutarti a ridurre al minimo i conflitti, controllare la rabbia, soddisfare meglio le tue esigenze e avere relazioni più positive con i colleghi e gli altri.

Forti capacità comunicative sono essenziali per lavorare con clienti e collaboratori.

La comunicazione efficace è un’abilità poliedrica che contiene strategie verbali e scritte e l’ascolto attivo. I GIGGER che padroneggiano tutti questi elementi di comunicazione hanno più successo nella costruzione di relazioni e si assicurano più clienti.

Strategie di comunicazione verbale

Migliorare le capacità di comunicazione verbale può influenzare in modo significativo le interazioni con altre persone, soprattutto quando si è leader. 

Di seguito, quattro aspetti essenziali dovrebbero essere considerati quando si migliora la propria comunicazione verbale.

1. Chiarezza e concisione: una comunicazione chiara e concisa è fondamentale. 
2. Fiducia e autenticità: la chiarezza nella comunicazione ispira fiducia. Pertanto, dovresti sforzarti di comunicare in modo autentico, proiettando fiducia per infondere sicurezza negli altri.
3. Adattabilità: che si tratti di comunicare con un cliente, un membro del team o un altro professionista, essere adattabili garantisce che il messaggio risuoni efficacemente con gruppi diversi.
4. L’arte della persuasione e dell’influenza: imparare a creare narrazioni avvincenti e presentare argomenti convincenti è fondamentale per ottenere supporto e assicurarsi contratti, nuovi clienti, supporto.

Tecniche di comunicazione scritta

La comunicazione scritta è un’abilità cruciale poiché la maggior parte dei lavori è richiesto di comunicare per iscritto tramite e-mail, lettere formali, note, messaggi di testo o messaggistica online. 

In effetti, le abilità di comunicazione scritta ti consentono di dare indicazioni in modo efficace. Di seguito sono riportati alcuni modi consigliati per migliorare questa tecnica di comunicazione, per essere un imprenditore migliore.

• Tono professionale: Mantenere un tono professionale nella comunicazione scritta è essenziale in quanto contribuisce a un’immagine positiva e credibile.
• Chiarezza nei contenuti scritti: come la comunicazione verbale, la comunicazione scritta richiede trasparenza. Dovresti padroneggiare la trasmissione di idee complesse in modo chiaro e comprensibile attraverso e-mail, report o piani aziendali.
• Adattare i messaggi al pubblico: Dovresti sempre considerare il pubblico quando crei messaggi scritti. Pertanto, è necessario adattare il linguaggio e il tono al destinatario, sia che si tratti di una proposta commerciale formale per un cliente o di un promemoria più informale per un membro del team.
• Uso efficace della tecnologia: i GIGGER devono sfruttare la tecnologia per migliorare la comunicazione scritta, utilizzando strumenti di collaborazione, galateo delle e-mail e creando contenuti accattivanti per le piattaforme digitali.

Capacità di ascolto attivo

Le capacità di ascolto attivo sono fondamentali per i lavoratori autonomi come GIGGER in quanto migliorano la comunicazione e promuovono relazioni significative con clienti e potenziali clienti. Il miglioramento di questa competenza porta alla capacità di adattarsi ad ambienti aziendali dinamici, contribuendo in ultima analisi al successo del proprio lavoro come fornitori di servizi.

Molte cose possono aiutare a migliorare le capacità di ascolto attivo. Tuttavia, forse il più importante è ascoltare con empatia, in quanto consente di comprendere le prospettive dei clienti e degli altri stakeholder. Infatti, i GIGGER che praticano l’ascolto empatico costruiscono relazioni più forti e prendono decisioni più informate. Tuttavia, se si fatica a comprendere le esigenze dei propri clienti o stakeholder, è possibile migliorare la propria comprensione ponendo domande ponderate e chiarificatrici. Una soluzione di questo tipo dimostra un coinvolgimento attivo e garantisce che tutte le parti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Inoltre, i GIGGER dovrebbero evitare di fare supposizioni e cercare chiarimenti durante le conversazioni. Il chiarimento e la conferma delle informazioni dimostrano l’impegno a comprendere veramente il messaggio comunicato e ti assicureranno di poter completare il lavoro giusto, utilizzando i requisiti giusti. 

Inoltre, prestare attenzione ai segnali non verbali, come il linguaggio del corpo e il tono di voce, è parte integrante dell’ascolto attivo. I GIGGER dovrebbero essere consapevoli di tali segnali per ottenere una comprensione più profonda delle emozioni e dei significati dietro il messaggio comunicato.

Definizione di assertività e il suo ruolo nella comunicazione sana

Un GIGGER dovrebbe avere la capacità di entrare in empatia con i clienti, ascoltarli e comprendere le loro esigenze per costruire una relazione cordiale e solida.

L’assertività è una caratteristica comportamentale esibita da individui che esprimono con sicurezza i propri pensieri, sentimenti e bisogni in modo rispettoso, tenendo conto dei diritti e delle emozioni degli altri. Si tratta di comunicare e difendere se stessi in modo efficace senza essere passivi o aggressivi.

In una comunicazione sana, l’assertività svolge un ruolo fondamentale nello stabilire e mantenere i confini, promuovere l’espressione onesta e genuina delle idee, promuovere il rispetto e la comprensione reciproci e incoraggiare una sana risoluzione dei conflitti. Consente alle persone di esprimere i propri desideri, opinioni e preoccupazioni senza timore di giudizio e favorisce canali di comunicazione aperti nelle relazioni personali e professionali. Essendo assertive, le persone possono costruire la fiducia in se stesse, migliorare l’autostima e affermare i propri diritti tenendo conto dei bisogni e dei confini degli altri, portando a interazioni più sane e soddisfacenti.

Comprendere l’autostima e la sua relazione con l’assertività

L’autostima si riferisce alla valutazione complessiva di un individuo e alla percezione del proprio valore e valore. Si riferisce al modo in cui si sentono riguardo a se stessi, ciò che credono nelle loro capacità e qualità e il grado di fiducia che possiedono. L’autostima gioca un ruolo cruciale nel plasmare i pensieri, le emozioni e i comportamenti di una persona.

L’assertività, d’altra parte, si riferisce alla capacità di esprimere i propri pensieri, opinioni, bisogni e desideri in modo rispettoso e sicuro, tenendo conto anche dei diritti e dei sentimenti degli altri. Si tratta di difendersi con sicurezza, stabilire dei limiti e comunicare in modo efficace.

L’autostima e l’assertività sono strettamente interconnesse. Avere un sano livello di autostima è necessario per un comportamento assertivo. Quando gli individui hanno un’immagine positiva di sé e credono nel proprio valore, ciò consente loro di esprimersi con sicurezza e assertività. È più probabile che si sentano meritevoli di rispetto, che affermino i loro diritti e comunichino i loro bisogni senza timore di essere rifiutati o di preoccuparsi eccessivamente delle opinioni degli altri.

Al contrario, una bassa autostima porta spesso a difficoltà nell’assertività. Gli individui con bassa autostima possono avere convinzioni negative su se stessi, dubitare delle proprie capacità e temere il rifiuto o il confronto. Di conseguenza, possono avere difficoltà a esprimere le proprie opinioni, stabilire limiti o chiedere ciò che vogliono, portando a comportamenti passivi o aggressivi invece di assertività.

In sintesi, l’autostima fornisce le basi per l’assertività. Gli individui con una sana autostima hanno maggiori probabilità di affermarsi con sicurezza, mentre quelli con bassa autostima possono avere difficoltà a esprimersi in modo assertivo. Sviluppare e migliorare l’autostima può influenzare in modo significativo la capacità di una persona di comunicare in modo assertivo e mantenere relazioni sane.

Tecniche per esprimere pensieri, sentimenti e confini in modo assertivo.

Esprimere pensieri, sentimenti e confini in modo assertivo implica tecniche di comunicazione efficaci che promuovono l’assertività mantenendo il rispetto per se stessi e per gli altri. Alcune tecniche per esprimersi in modo assertivo includono:

• Affermazioni in prima persona: invece di incolpare o criticare gli altri, l’utilizzo di affermazioni in prima persona. Ciò consente alle persone di esprimere i propri pensieri, sentimenti e limiti in modo non conflittuale. Ad esempio, dire “Mi sento arrabbiato quando mi interrompi” piuttosto che “Mi interrompi sempre”.
• Ascolto attivo: essere un ascoltatore attivo implica prestare la massima attenzione all’oratore, mantenere il contatto visivo e riconoscere i suoi sentimenti e la sua prospettiva. Ascoltando empaticamente, gli individui possono rispondere in modo assertivo, comprendendo il punto di vista dell’altra persona pur esprimendo i propri pensieri e confini.
• Segnali non verbali: il linguaggio del corpo, il tono di voce e le espressioni facciali svolgono un ruolo significativo nella comunicazione assertiva. Segnali non verbali appropriati come il mantenimento di una postura eretta, un contatto visivo costante e un tono calmo e fiducioso contribuiscono a trasmettere pensieri e confini in modo assertivo.
• Praticare l’autoaffermazione: Sviluppare la fiducia in se stessi e l’autostima è fondamentale per esprimere pensieri e sentimenti in modo assertivo. Costruire l’autoconsapevolezza, fissare obiettivi personali e praticare tecniche di autoaffermazione come il dialogo interiore positivo e l’autodifesa possono migliorare la comunicazione assertiva.
• Uso di un linguaggio assertivo: L’utilizzo di un linguaggio assertivo implica essere diretti, specifici e chiari nel trasmettere pensieri e sentimenti. Ciò garantisce che il messaggio previsto venga compreso senza essere aggressivo o passivo. È importante evitare generalizzazioni, scusarsi per essersi espressi male o usare  frasi minimizzanti come “Mi dispiace, ma…”
• Capacità di risoluzione dei conflitti: quando sorgono conflitti, le tecniche di comunicazione assertiva possono aiutare ad affrontarli in modo efficace. Discutere apertamente il problema, ascoltare attivamente il punto di vista dell’altra persona, esprimere pensieri e confini in modo assertivo e cercare un compromesso o soluzioni vantaggiose per tutti sono aspetti chiave della risoluzione assertiva dei conflitti.

Nel complesso, le tecniche per esprimere pensieri, sentimenti e confini mirano in modo assertivo a promuovere una comunicazione aperta e onesta, rispettando anche i diritti e le prospettive degli altri. Utilizzando queste tecniche, gli individui possono esprimersi in modo efficace, costruire relazioni più sane e mantenere i propri confini personali.

Risoluzione dei problemi

Un GIGGER deve avere eccellenti capacità di risoluzione dei problemi per riconoscere le esigenze complicate del cliente e trovare soluzioni creative per superarle.

Le capacità di risoluzione dei problemi ti aiutano a determinare l’origine di un problema e a trovare una soluzione efficace. Sebbene la risoluzione dei problemi sia spesso identificata come un’abilità separata, ci sono altre abilità correlate che contribuiscono a questa capacità. Hai bisogno di eccellenti capacità comunicative quando fai domande sul progetto, stai attento a ciò che dici, come lo dici e con CHI stai parlando. Quando identifichi le possibili soluzioni, dovrai sapere come comunicare il problema agli altri. Quando hai la soluzione, devi essere in grado di spiegarla correttamente, rassicurando che il problema non si presenterà, soprattutto se il problema è apparso per qualcosa che hai fatto (sei arrivato in ritardo nella consegna del tuo lavoro, c’è stato un malinteso e il tuo lavoro non è corretto…) 

Dovrai anche sapere quali sono i canali di comunicazione più appropriati quando cerchi assistenza. Una volta trovata una soluzione, comunicarla chiaramente contribuirà a ridurre qualsiasi confusione e a semplificare l’implementazione di una soluzione.

Per risolvere un problema in modo efficace, probabilmente utilizzerai alcune abilità diverse. Ecco alcuni esempi di abilità che puoi utilizzare per risolvere un problema:

• Ricerca: devi essere in grado di identificare la causa del problema e comprenderla appieno. Puoi iniziare a raccogliere maggiori informazioni sul problema ponendo domande al cliente, al suo team e ai colleghi più esperti o acquisendo conoscenze attraverso ricerche o corsi online.
• Analisi: le tue capacità analitiche ti aiuteranno a comprendere i problemi e a sviluppare soluzioni efficaci. Avrai anche bisogno di capacità analitiche durante la ricerca per aiutare a distinguere tra soluzioni efficaci e inefficaci.
• Processo decisionale: in definitiva, dovrai decidere come risolvere i problemi che si presentano. A volte, e con l’esperienza, potresti essere in grado di decidere rapidamente. Solide capacità di ricerca e analisi possono aiutare chi ha meno esperienza nel proprio campo. Ci possono anche essere momenti in cui è opportuno prendersi un po’ di tempo per trovare una soluzione o inoltrare il problema a qualcuno più capace di risolverlo. Per questo motivo, il processo decisionale ha la sua lezione dedicata. 
• Affidabilità: l’affidabilità è una delle competenze più importanti per i lavoratori autonomi. Risolvere i problemi in modo tempestivo è essenziale. I tuoi clienti apprezzano molto le persone di cui possono fidarsi per identificare e implementare le soluzioni nel modo più rapido ed efficace possibile. Questo è anche collegato con la responsabilità e la responsabilità per le proprie azioni, come menzionato in un’altra parte del corso.

Attenzione ai dettagli

L’attenzione ai dettagli viene organizzata, coerente, focalizzata sull’alta qualità, sulla completezza e sull’accuratezza. Le persone orientate ai dettagli tendono ad essere affidate a progetti più complessi perché le loro capacità di gestione del tempo, le capacità organizzative e le capacità di osservazione consentono loro di verificare la presenza di errori nel proprio lavoro prima di presentarlo per la revisione. Prestare attenzione ai dettagli porterà a una migliore qualità nel tuo lavoro. Non c’è bisogno di dire che con questa abilità puoi ottenere più lavori e migliori, dimostrando che tieni al tuo lavoro. 

D’altra parte, essere troppo orientati ai dettagli tende a portare una persona a bloccarsi sui dettagli e non essere in grado di vedere il quadro generale. Questo ti farà essere troppo lento e perdere opportunità. 

Per cogliere i dettagli, un gigger deve: 

• Esercita le capacità di ascolto attivo, sbarazzati delle distrazioni ed evita di interrompere in modo da poter prestare attenzione a ciò che l’altra persona sta dicendo; metti giù il telefono. In questo modo eviterai errori e dimostrerai che sei impegnato nel lavoro che ti stanno assegnando. 
• Cattura tutti i dettagli, in modo da poter fornire il miglior servizio al tuo cliente. 
• Mostra interesse usando segnali non verbali e, cosa più importante, rifletti ripetendo alla persona i dettagli più rilevanti che ha detto con parole sue. 
• Poni domande aperte per chiarire e incoraggiare la persona a continuare a condividere. Ad esempio, piuttosto che una domanda con una risposta “sì” o “no”, chiediti: “come potremmo realizzarlo?” o “quale pensi sia il primo passo?”
• Creare un piano di lavoro: essere orientati ai dettagli significa essere in grado di prendere un progetto di grandi dimensioni e suddividerlo con successo in attivita gestibili. Consultare l’unità PROJECT MANAGEMENT per ulteriori informazioni su questa parte. 
• Fare attenzione!

Non è difficile capire che le capacità di attenzione ai dettagli possono essere notevolmente migliorate riducendo le distrazioni esterne, come la tecnologia. 

• Disattiva le notifiche dello smartwatch
• Metti il telefono in modalità silenziosa o “non disturbare” mentre lavori
• Tenere il telefono lontano dalla vista mentre si parla con gli altri
• Lascia il telefono in un’altra stanza, soprattutto quando lavori o dormi

Prova questo: elimina le app dei social media dal telefono e dal computer per una settimana. Se scegli di controllare i social media, accedi tramite il tuo browser.  

Sviluppare l’attenzione ai dettagli non significa avere un lavoro completamente privo di errori per tutto ciò che fai. È un processo di sviluppo delle competenze e di creazione di abitudini utili per individuare i propri piccoli errori (o quelli grandi!) prima di presentare il proprio lavoro agli altri. 

Quando ti accorgi di un piccolo errore, festeggia! Ciò significa che la tua attenzione ai dettagli sta migliorando.

Siamo qui per imparare, non per incolpare!